Los nativos digitales no entienden la vida sin un smartphone ni internet. La sociedad está cambiando y las administraciones de fincas también. «Ya sea accediendo a la vivienda como propietario o como inquilino, las nuevas generaciones demandan que se utilicen estos canales y cada vez más el administrador va a tener que comunicarse por estas vías», afirma Enrique Sánchez, director de IESA, una empresa que lleva más de 30 años desarrollando software para administradores de fincas. Esta experiencia les ha llevado a crear el portal TuComunidad.com, un punto de encuentro entre vecinos, administradores y proveedores.

Esta plataforma, que ya utilizan 1.200 despachos de los 6.500 que gestionan fincas con los programas de IESA, facilita algunas gestiones y elimina la burocracia: el administrador cuelga toda la documentación relacionada con la comunidad (acta de la junta, recibos de cada propietario…) para que sea accesible a todos los vecinos. También permite reservar con unos clics los espacios comunes, como la pista de pádel o el local comunitario para cumpleaños. En la web, además, están integradas cuatro aseguradoras y una correduría para comunicar siniestros y concertar las citas necesarias para evaluar daños. Asimismo, al estar integrados los proveedores se puede gestionar todo directamente con ellos. «Por ejemplo, si una luz se estropea, alguien tiene que comprar la bombilla. A través del portal puedes generar la incidencia, se avisa al administrador y el proveedor recibe la orden de pedido directamente», explica Sánchez.

Las comunidades de vecinos digitales facilitan una mejor gestión y seguridad. En esa línea, se pueden incluir funcionalidades como abrir las puertas del garaje sin tener que llevar un mando o  autorizar a otra persona para que ocupe la plaza sin necesidad de prestarle el mando, ya que lo podrá activar desde su propio móvil. Y para que no se cuele nadie extraño en la piscina de la urbanización, basta con digitalizar una foto del vecino para que el monitor controle el acceso desde su propio teléfono. En el caso de un siniestro, cualquiera puede hacer una foto y subirla a la plataforma para dar de alta e informar del percance a toda la comunidad y a la aseguradora, así se genera un número de referencia y desde ahí se canaliza toda la información. Si se permite enviar a los proveedores una factura digitalizada, se crea un flujo de aprobación y directamente se avisa al presidente para que dé el visto bueno y la reciban en contabilidad y en el banco.

«Los emigrantes digitales no disponen de tiempo y ya no van ni al banco ni siquiera a actualizar la cartilla, realizan los trámites por internet. Esto también sucederá con los documentos de las comunidades de vecinos. El flujo de información va a ser digital y accesible desde cualquier dispositivo», sostiene Sánchez.

TuComunidad.com, que es gratuita excepto para los proveedores, actualmente desarrolla otro servicio que será accesible en 2016: la posibilidad de seguir las juntas de vecinos en streaming o cualquier otro día, ya que quedarán grabadas para verlas cuando el vecino quiera e incluso se podrá votar desde el smartphone. «La idea es que el administrador grabe con su propia tableta la reunión y luego la suba a la plataforma», aclara el director de IESA. Además, acaban de estrenar la segunda generación de la app orientada a proveedores y en breve lanzarán la app para los vecinos y otra para los administradores (compatibles con iOS y Android). A lo largo de 2016, también «estará disponible la app específica para conserjes y porteros, ya que muchas veces se encargan no solo de labores de seguridad y deben estar implicados en la plataforma», subraya Sánchez, quien está sorprendido de lo rápido que se está expandiendo la utilización del portal.