El 2 de diciembre, con la aprobación del Real Decreto 596/2016 para la mejora e impulso del uso de medios electrónicos en la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, el Consejo de Ministros reactivó el Suministro Inmediato de Información (SII), que es un conjunto de medidas lanzadas por la AEAT para modernizar la gestión del IVA. De hecho, está previsto que esta nueva normativa entre en vigor en julio del 2017. En una primera fase afectará sólo a las grandes empresas, aunque se contempla que sea obligatorio en 2020 para los tres millones de empresas que operan en España.

Con el SII, las empresas dispondrán de cuatro días hábiles para remitir toda la información fiscal a la AEAT, desde la emisión o contabilización de una factura. Por tanto, hacer una apuesta firme por la digitalización de procesos será uno de los deberes de las empresas este próximo año. En el caso de los gastos derivados de los viajes de empresa, Captio ya ha mejorado su reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), lo que permite extraer toda la información requerida y asegurar así que las empresas puedan cumplir los términos marcados por la Agencia Tributaria.

La recuperación del IVA provoca muchas incertidumbres en las empresas. De hecho, se considera una asignatura pendiente tanto para las grandes empresas como para las pymes. Y en concreto, cuando se trata de los gastos de empresa, el proceso de recuperación del IVA es aún más desconocido.

Para muestra, un dato: se calcula que en España pymes y autónomos dejan de recuperar unos 1.000 millones de euros del IVA de los gastos de viaje. El motivo es que no disponen de facturas completas asociadas a los tiques de los gastos de viaje. Por tanto, la solución es un proceso de rectificación que convierta las facturas simplificadas de los gastos de viaje en facturas completas y, por tanto, deducibles. Esto se debe a que la Agencia Tributaria remarca que sólo se podrá deducir el IVA si se justifica mediante facturas correctas y completas, es decir, que cumplan todos los requisitos exigidos en el Real Decreto 1619/2012, referido al nuevo reglamento  de facturación.

En cuanto a esta cuestión, es necesario hacer especial hincapié al diferenciar entre factura simplificada e incompleta. Desde la entrada en vigor del citado real decreto, el tique se transformó en factura simplificada. Así, una factura simplificada debe tener número de factura, fecha y denominación social del expedidor. Si no tiene estos campos se trata de una factura incompleta. Por tanto, el primer paso es transformar esta factura incompleta en una factura completa, para así poder deducir el IVA, lo que sólo es posible mediante lo que se conoce como el proceso de rectificación. Los pasos que implica este proceso son:
♦ Selección y captura de justificantes
♦ Digitalización de los justificantes
♦ Tratamiento de los datos
♦ Elaboración de las facturas rectificativas o de canje
♦ Cotejo y validación de las facturas
♦ Elaboración de un libro de registro de IVA para su introducción en el sistema informático de gestión de la empresa o ERP.

El proceso de rectificación puede llegar a ser una tarea ardua, si la empresa no hace una apuesta firme por la transformación digital. A través de una solución digital de gestión de gastos de viaje se puede conseguir hacer fácil lo que a priori parece un reto realmente complejo. Sin duda, el uso de las nuevas tecnologías y de soluciones SaaS (del inglés, software as a service), especializados en esta gestión, permite a las empresas añadir flexibilidad, agilidad y control en la gestión de los gastos de viaje.

Además, reportes clasificados
Y el proceso se simplifica todavía más gracias a la solución que ofrece la empresa especializada en gastos de viaje Captio, que trabaja codo con codo 60 días, firma experta en recuperación del IVA. Como resultado, cualquier empresa podrá disponer a finales de mes de las facturas completas sustitutivas de los tiques de gastos de viaje, que de esta forma podrán incorporar a la próxima declaración del IVA, así como reportes clasificados de los gastos de viaje.

Y lo más interesante es que la empresa puede llegar a índices de recuperación del IVA superiores al 80%. Si se tiene en cuenta que los tiques de los cuatro últimos años todavía no han prescrito tributariamente, el IVA recuperable se puede estimar en unos 500 euros por empleado que liquida los gastos (dependiendo del sector y/o empresa).

Viajes al extranjero
La normativa, características y procedimientos de la recuperación del IVA en países extranjeros son más complejos que en el caso de los viajes nacionales. Aunque sí que es cierto que en el marco europeo hay dos pasos fundamentales: solicitar la factura completa y la presentación de la solicitud de devolución.

En los países que no pertenecen a la Comunidad Europea, pero que han firmado un convenio de reciprocidad con España, también se puede recuperar el IVA aunque con importantes restricciones. Australia y Canadá son dos ejemplos.

Más información
⇒ Sobre cada uno de los pasos del proceso de rectificación, en la guía Devolución del IVA: cómo convertir los justificantes en facturas deducibles, realizada por Captio y 60 días
⇒ Seguir en Twitter a Captio (@Captio_es) y a 60 días: @60dias_

 

Olga Tomàs Gonzalvo es inbound marketing strategist (responsable de marketing de contenidos) en la empresa especializada en gestión de gastos Captio.