Ventajas de automatizar el envío y archivo de facturas con una solución en la nube

20/09/2017

diarioabierto.es. Xylem Water Solutions logra ahorrar un 60% con la tecnología de Esker.

Xylem Water Solutions, empresa especializada en tecnología para el transporte y tratamiento del agua —bombas de desagüe, tratamientos biológicos, filtración y productos de desinfección—, emite al año 18.000 facturas a sus clientes, el 70% por correo postal y el 30% restante en formato electrónico. Con el fin de automatizar el envío de esas facturas, al tiempo que puede ayudar a sus clientes a evolucionar hacia la factura electrónica, Xylem ha firmado un acuerdo con Esker, compañía especializada en la automatización de flujos documentales.

Xylem Water Solutions se proponía mejorar la productividad de su equipo de facturación, teniendo en cuenta que el envío de cada factura —unas 1.500 al mes— suponía un tiempo medio de gestión de dos minutos y medio entre imprimir, doblar, ensobrar… A su vez, la empresa estaba interesada en reducir el número de errores, ganar espacio en la oficina eliminando archivos y mejorar la agilidad en la búsqueda de los documentos, al disponer de un punto común para acceder a ellos. Y todo, con un mínimo impacto sobre las plataformas tecnológicas con que la compañía viene trabajando. Finalmente, Xylem decidió implementar la solución de automatización de facturas a clientes de Esker, en modo on demand (Cloud). Este servicio facilita el envío de un email al cliente adjuntando un documento pdf firmado electrónicamente: un certificado validado en origen y un sello que marca el tiempo de almacenamiento durante el período de tiempo legal requerido.

Además, Esker pone a disposición de los usuarios de Cuentas a Recibir de Xylem un portal web al que pueden ir enlazadas las facturas originales y en el que pueden cambiar las preferencias de envío de sus clientes, como pueden ser el envío anticipado de las facturas por fax, por correo postal, etc. La plataforma Esker on demand detecta automáticamente, a fin de adaptarse a ella, la legislación vigente en el país de destino, de los 39 que cubre la plataforma.

Beneficios de la solución
Desde la implantación de esta tecnología, Xylem Water Solutions ha obtenido ahorros de costes del 60% en el envío de sus facturas, con un un ahorro de 21.000 hojas de papel al año. Al mismo tiempo, la compañía ha mejorado su operativa en aspectos como:
♦ Entrega inmediata de las facturas electrónicas a los clientes.
Evidencia de que las facturas han sido recibidas, lo que facilita la gestión de impagados.
♦ Facilidad para mantener un archivo documental de facturas a clientes.
♦Tiempo liberado de su equipo de facturación, que ahora puede dedicarse a funciones más estratégicas.
♦ Asimismo, Xylem está consiguiendo un progresivo paso de sus clientes hacia la facturación electrónica.

 

Más información
⇒ Seguir en Twitter a Esker: @EskerIberica

 

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