Cuadrar fechas para coordinar las vacaciones de los empleados es una tarea, a veces, nada fácil. De hecho, el 85% de las empresas admite afrontar dificultades en el momento de distribuir los días libres, según un análisis realizado por la consultora Ábaco Siglo XXI. Para evitar conflictos y descontentos entre los trabajadores, y facilitar el trabajo al responsable de recursos humanos, la startup especializada en gestión del tiempo de los empleados Woffu —creada en 2015 por los emprendedores Miguel Fresneda y Víctor Pérez—, ofrece una innovadora plataforma en la nube, de pago por uso, para gestionar eficientemente no sólo las vacaciones, también las ausencias y la presencia de los empleados.

Woffu cuenta ya con una cartera de más de 4.000 empresas registradas en todo el mundo, desde reconocidas startups a multinacionales. Presente en la mayoría de los países de habla hispana, además de Brasil, sus responsables facilitan algunos consejos para organizar con éxito las vacaciones de la plantilla:

♦ Aplicar la flexibilidad. Para abordar de la mejor manera posible la asignación de los días de vacaciones, lo ideal es redactar unas normas generales que deben conocer todos los empleados. Ahora bien, estas normas tienen que ser flexibles para que se puedan adaptar a las necesidades de los empleados. Es apropiado que la empresa tenga un criterio para establecer las prioridades a la hora de solicitar vacaciones, por ejemplo, por antigüedad. Pero esto sólo debería utilizarse en último caso, lo ideal es que los responsables de departamento lidien con su equipo para que no haya conflictos y todos satisfagan sus necesidades sin perjudicar los ritmos de trabajo de la empresa.

♦ Valorar la importancia de las vacaciones. Muchas empresas no son conscientes de la importancia que tienen las vacaciones en los índices de satisfacción del personal y se obsesionan con mantener sus ritmos de trabajo habitual. Al no ser conscientes, en el momento de solicitar las vacaciones, hacen que se creen situaciones tensas y que el empleado que espera el tan ansiado momento de sus vacaciones, perciba que siempre es un problema por el caos que genera. Para satisfacer ambas partes se necesitan sistemas eficaces de gestión de vacaciones y ausencias, adaptados a las características de cada departamento y a las necesidades de los empleados.

♦ Planificar con antelación. En muchas empresas se retrasa el momento de solicitar las vacaciones. A veces los empleados no toman la iniciativa para no causar una mala impresión, pero la realidad es que prefieren saber cuanto antes cuándo podrán disfrutar de su tiempo libre. Con el fin de no crear males mayores y tensiones cuando sea demasiado tarde, es muy positivo abordar este asunto con la suficiente antelación, evitando crear un clima de insatisfacción que es muy perjudicial para el negocio.

♦ Repartir tareas. A la hora de establecer las vacaciones de los empleados es básico que se realice un reparto de tareas. De esta forma se podrá planificar bien el trabajo ante la ausencia de determinados empleados. La recomendación desde Woffu es que se determinen los puestos que tienen que estar cubiertos en todo momento y se ofrezca al empleado un abanico amplio de días para poder solicitar vacaciones en caso de carecer de un sistema digital que identifique las normas preestablecidas de antemano, solución que facilita la gestión y mejor la eficiencia interna.

♦ Mediar en los enfrentamientos. No se debe temer a establecer normas para la gestión de vacaciones de los empleados para satisfacer las necesidades de cada departamento. Sin embargo, pero para evitar conflictos se debe de explicar claramente los motivos que han propiciado establecer dichas normas. En el caso que haya departamentos bastante desfavorecidos se pueden establecer medidas de compensación, como por ejemplo, poder escoger los días más solicitados.

Cabe destacar que entre las nuevas funcionalidades introducidas en la plataforma Woffu, se encuentra el fichaje digital de los empleados, que permite registrar el número de horas trabajadas y las horas extra, y también saber dónde se encuentran gracias a su sistema de geolocalización. Igualmente, incorpora un novedoso cuadrante digital que permite la gestión de los turnos.

 

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