¿Se ha preguntado por qué está remando, cuando es usted el capitán del barco?

17/07/2019

Ramón Canle, experto en operaciones y cadena de suministro. Contrate a un ‘tender manager'.

08:00 Llego al trabajo. Entro en el despacho, me quito la americana y me pongo la bata. Todavía no he acabado de introducir el brazo derecho por la manga y ya tengo en la puerta al responsable de la línea de sierras. Por lo visto los del servicio de limpieza no retiraron los restos del interior de la carcasa de protección; y han detectado, más que contaminación bacteriológica, una rave party —¡fiesta!— de todo tipo de felices y promiscuos microorganismos con clara vocación de patógenos. Allá vamos.

08:30 Por fin consigo llegar a las sierras, tras atender por el camino a la encargada quejándose del estado de los vestuarios; a un carretillero cuyo problema con un no sé qué de la batería no logro entender, y a un operario fuera de sí porque no tenía cubetas en las que depositar los lomos de atún. Abrimos las carcasas y, efectivamente, hay porquería de la época de la guerra de Cuba. Llamo a la empresa de limpieza.

08:45 Consigo hablar con el encargado general, quien me cuenta una historia sobre los de mantenimiento. “Si no me aflojan las poleas, no pueden limpiar a fondo”, reclama. Le comento lo del vestuario y objeta que no es posible resolverlo, que el personal llega antes de que le toque limpiarlo, según el protocolo que les facilitamos.

09:15 Llamo al responsable de mantenimiento a mi despacho. Aprovecho la espera para consultar el correo.

09:30 Al fin, llega el de mantenimiento. Hablamos de las sierras y me responde airado que, con el personal que tiene, no se puede dedicar a atender a los de la limpieza cuando ellos lo crean conveniente. Argumenta que cuando limpian las sierras ellos ya están montando los finales de línea para el día siguiente. Me prometo a mí mismo buscar una solución. Tomo nota en mi aplicación de tareas y la catalogo como urgente.

10:30 Empiezo a trabajar. Consulto los informes de producción de ayer y analizo las desviaciones. A las 11 tenemos reunión los del equipo de fábrica y a las 12:00 debo ver al director general para informarle.

13:15 Inicio la planificación para la producción de mañana, que ya me han solicitado los responsables de compras, producción, almacenes y mantenimiento, como unas seis veces cada uno.

14:30 Encargo un bocadillo a la responsable de la línea de fileteado, que venía a preguntar algo —ya ni sé de qué se trata— y aprovecho la hora del almuerzo para adelantar algo.

(…)

20:45 Regreso a casa con una docena de problemas por resolver, pero con el día encauzado para que la gente pueda trabajar mañana. Rezo porque sea una noche tranquila…

Imagen: Bruce Emmerling (pixabay.com).

Derrochar tiempo y dinero
¿Le suena la historia? Seguro que sí. Un mando intermedio muy capacitado que dedica más de la mitad de su jornada a resolver un centenar de pequeños, y no tan pequeños, problemas, en lugar de optimizar procesos y costes, o de mantener al equipo motivado y trabajando de forma productiva. Un auténtico derroche. Si lo llevamos a euros, padecemos un ataque de ansiedad, como mínimo; de los de oxígeno y Orfidal intravenoso.

¿Cómo podemos solucionarlo? Internalizar los servicios no es una solución; los problemas serían los mismos y encima estaríamos dedicando recursos propios a asuntos que no forman parte de nuestro negocio. ¿Ampliar el contrato de los servicios externalizado, para que doten más recursos, aun a riesgo de una importante subida en las tarifas? ¿Cambiar de proveedores? En cualquier caso, el problema, lejos de solucionarse, se agrava y nos roba tiempo, dinero y calidad. Nos roba rentabilidad, ergo, competitividad, ergo, clientes. Podríamos nombrar un supervisor, pero supone incrementar la plantilla, las cotizaciones, los costes por cambio de turnos, vacaciones y posibles bajas por enfermedad. No parece rentable y seguiríamos dedicando recursos propios a tareas que no lo son.

¿Y si contratamos un experto externo con quien poder consensuar un programa de supervisión, unos indicadores y un nivel de servicio y asistencia? Supondría incorporar un gasto deducible, mantendríamos el control sobre los servicios y liberaría a nuestro personal de estar constantemente supervisando al detalle el día a día. Bastaría una breve reunión con este profesional, con la frecuencia que estimemos conveniente, para estar al tanto de los problemas y aprobar o rechazar las soluciones que nos proponga. ¡Sería la mejor opción, dónde va a parar! A mí se me hace un escenario más llevadero, rentable, profesional… No sé a usted, que me está leyendo.

Pues el caso es que eso existe, aunque no se conozca demasiado. Le recomiendo que busque en Google por “gestión de servicios y cartera de proveedores”. Aparecerán consultorías que acumulan una amplia experiencia en este tipo de prestaciones. Dada su versatilidad, se puede negociar cualquier tipo de compensación económica. Por defecto, cobrarán un tanto fijo por servicio más un importe por cada desplazamiento a su empresa, en función de las diferentes casuísticas. Mira por dónde, en lugar de un coste fijo tendremos uno variable. ¡Mejor todavía! Ah, y además ese profesional se encargará de preparar sus licitaciones para la selección de proveedores de servicios, desde su diseño y sus KPI hasta la redacción del SLA (del inglés, service level agreement o acuerdo de nivel de servicio, la valoración de los diferentes concurrentes, etc. Lo que viene siendo, de toda la vida, un tender manager (gestor de licitaciones).

Lo animo a probar. No tiene nada que perder.

Ramón Canle, experto en operaciones y cadena de suministro.

Ramón Canle (@rcanle, en Twitter) es máster en Marketing, Dirección de Operaciones, Logística y Calidad Total, funciones que ha ejercido en diversas empresas tanto industriales como del sector servicios. Experto en desarrollo operativo y organizacional, basado en la mejora de los procesos y del clima corporativos, centra su actividad en el diseño y desarrollo de servicios, entendidos como vehículos para el aprendizaje y el cambio en las organizaciones. Canle forma parte del equipo de Servo Consulting.

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