Con los nuevos modelos laborales, menos jerárquicos y más horizontales, en lugar del control y la vigilancia sobre la presencia del trabajador en la oficina, se potencian la creatividad y el intra emprendimiento. Los espacios laborales se están transformando hacia oficinas más lúdicas y sociales. Así lo pone en evidencia el estudio Best way to work (mejor manera de trabajar), elaborado por fabricante de diseño y mobiliario de oficina Ofita. En palabras de su director comercial, Martín López: “Las oficinas deben estar alineadas con las nuevas políticas corporativas del bienestar y con las demandas de la nueva fuerza laboral”.

Realizado para averiguar cómo diseñar entornos y espacios de trabajo que mejoren la productividad y la satisfacción de los empleados, el estudio Best way to work pretende ser una guía para el correcto aprovechamiento de cada espacio de trabajo. López está convencido de que las empresas están dejando de ser organizaciones rígidas para convertirse en redes flexibles y ágiles que precisan sacar lo mejor de sus empleados y dar respuesta a sus nuevas demandas. “La diferencia está en que la revolución en curso ha supuesto en una sola década tantos cambios como la industrial a lo largo de un siglo. La transformación es imparable y transversal a toda la compañía. Nada se escapa a ella, y mucho menos el espacio de trabajo”, advierte el directivo de Ofita. Y añade: “Las nuevas prácticas de gestión y las nuevas maneras van de la mano de nuevos entornos laborales”.

Para el responsable de comercializar la marca Ofita, los espacios son definidos hoy por actividades y las diversas formas de relacionarnos con los demás. “De este modo, una misma oficina es aprovechada por diversas personas en distintos momentos y con diferentes propósitos”, argumenta López. “La oficina no puede dar respuesta a la nueva fuerza laboral con conceptos de diseño del espacio tradicionales. Debe reunir, entre otros, los siguientes atributos: flexibilidad, tecnología y coworking/espacios colaborativos”, apostilla el directivo de Ofita. Para él, “tan importante es en términos de motivación y eficacia el promover y facilitar la flexibilidad laboral de los empleados, como disponer de todas las herramientas, espacios y tecnologías precisas para que las personas puedan dar realmente lo mejor de sí mismas en una cultura flexible”.

Optimizar el espacio
La cuestión es si los empleados utilizan correctamente estos espacios, de forma que la oficina esté realmente optimizada. Para dar respuestas a estas preguntas, el estudio Best way to work analiza los siete espacios de trabajo de una oficina óptima: recepción, puestos de trabajo, zonas de concentración, zonas de colaboración, zonas de desconexión y ocio, zonas de aprendizaje y zonas de socialización. Estas son sus principales conclusiones:

♦ Hacia un modelo híbrido. La oficina tradicional entiende el espacio exclusivamente como un entorno de trabajo, sin atender a las necesidades físicas ni al rendimiento óptimo de los trabajadores. Todavía hoy, muchas oficinas siguen contando con un sistema tradicional de distribución de espacios, en el que prima la individualización del puesto de trabajo, lo que se traduce en una carencia importante de socialización y colaboración. En el otro extremo, muchas empresas, siguiendo la tendencia del open space, han abusado de la eliminación de barreras, creando espacios que no facilitan la concentración y las actividades colaborativas. En palabras de López, “la solución pasa por un modelo híbrido que permita la adaptación de cada tipo de trabajador y personalidad”.

♦ El bienestar, un imán para el talento. Los nuevos espacios de trabajo deben estar alineados con las nuevas políticas corporativas del bienestar, orientadas a la captación y retención del talento. “Las empresas están invirtiendo en su espacio para mejorar el entorno de trabajo y aumentar la satisfacción de sus personas”, comenta López.

♦ Reforzar los valores de las nuevas generaciones. Aumenta la demanda de oficinas sostenibles, con una gestión integral de la energía y criterios medioambientales, con políticas de reducción de CO2 o medición de la huella de carbono, políticas de reciclaje, paperless…

♦ Espacios para compartir, polivalentes y configurables. Los nómadas digitales acuden a la oficina a colaborar y compartir en equipo. Por ello, es importante incrementar la superficie de los espacios informales, de valor añadido y colaboración. Una buena aproximación para el diseño de las oficinas con nómadas digitales es la no territorialidad. Los puestos se comparten ya que no están asignados a una persona concreta. Para satisfacer la flexibilidad que necesita una oficina “de paso” para muchos trabajadores, igualmente necesarios son los espacios polivalentes, fácilmente reconfigurables para diferentes usos y número de personas.

♦ Lugares para colaborar. La oficina debe contar con zonas de colaboración porque está demostrado que si un trabajador ha de recorrer más de 30 metros o trasladarse de planta para comunicarse con otro compañero, lo hará por email, cuando el contacto inmediato podría resolver el asunto de forma más eficaz, en muchos casos.

♦ Rincones para reflexionar. Una oficina óptima debe contar también con zonas de concentración individual, espacios diseñados para trabajar puntualmente aislados del ruido de las oficinas abiertas.

♦ Facilitar una cultura ‘agile’. Las nuevas metodologías de trabajo ágil marcan otro punto de inflexión en el diseño de los espacios colaborativos. Los nuevos procesos ágiles demandan espacios modulables y cercanos a los puestos de trabajo que permita actuar de manera rápida y eficaz. “En muchas empresas, las zonas de colaboración están aún planteadas como aulas con un ‘maestro de ceremonias’ y sus alumnos. No se diseñan espacios adaptables, dinámicos y abiertos donde cada empleado pueda desarrollar libremente su creatividad”, matiza Martín López.

♦ Trabajar sin cadenas. Es sabido que cuando un empleado se siente encadenado al puesto de trabajo disminuyen notablemente sus niveles de productividad. “Por no hablar de pérdidas en términos de motivación, bienestar y salud laboral. Todos necesitamos espacios para la desconexión y el relax”, resalta el directivo de Ofita.

♦ Compartir conocimientos. La oficina es hoy un punto de encuentro. Acudimos a ella para socializar y también para compartir talento. Por ello, cada día son más comunes los espacios para el aprendizaje, eso sí, con diseños totalmente diferentes a las salas de formación tradicionales.  En primer lugar, hoy son reconfigurables para aprender mediante diferentes metodologías.

♦ El office, un lugar excepcional. Uno de los puntos débiles de la oficina tradicional era la cantidad de metros cuadrados destinados al office, desaprovechados fuera del horario de las comidas. La idea de que el office era exclusivamente un espacio para almorzar ha quedado ya desterrada en los nuevos diseños de oficinas. Con un interiorismo y equipamiento más informales, que combine diferentes estilos de mobiliario, el office se ha convertido en un espacio ideal para promover reuniones dinámicas y adoptar posturas más relajadas. También es un escenario óptimo para el trabajo individual en momentos puntuales.

 

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