Diez pasos para preparar al detalle una videoconferencia comercial de éxito

15/12/2020

Eric Kircher, CEO de Lead Your Market. Ofrezco consejos de experto en ventas y eficacia comercial.  

La pandemia desencadenada por la Covid está reinventando las dinámicas de trabajo y las relaciones profesionales, tanto las que se producen en el seno de la empresa como las que se establecen entre cliente y comercial. Las visitas presenciales al cliente parecen cosa del pasado, y parece que así va seguir siendo a corto, medio y… quizá largo plazo. Hoy, el 50% de los comerciales se relacionan con su cliente exclusivamente por canales online, y esto implica la necesidad de reinventar tanto la gestión comercial como las técnicas de venta.

Con respecto a estas últimas, la clave del éxito se concentra en lo que suele costar más a los comerciales, la preparación, como ya ocurría en el pasado, en las visitas cara a cara. En una visita online, el tiempo y la calidad de la preparación puede representar hasta ¡el triple de lo que solía dedicarle el comercial! Así, si ayer le dedicaba 10 minutos, hoy son 30; y si ayer eran 20, hoy son 60 minutos. Hoy día se requiere una preparación más exhaustiva porque, en este nuevo escenario digital, las técnicas de venta son más importantes que nunca.

Imagen: Gerd Altmann (obtenida en pixabay.com y modificada).

Una inversión con retorno
La reducción parcial de desplazamientos y tiempos de espera, proporciona importantes ahorros de tiempo que se pueden/deben invertir en preparar las visitas. Por ejemplo, para plantear y ejecutar una primera vista comercial de captación online con éxito, convendría tener en cuenta estos diez puntos:

1.- Preparar la introducción. Debe ser muy buena y concisa, planteando muy bien nuestra área de negocio. En esa introducción no deben faltar los siguientes componentes:

  • Iniciar el discurso con un deshielo, pieza clave para crear un buen clima. Hay que evitar empezar la conversación hablando del Covid, la crisis, el confinamiento, etc. Es decir, no hagas lo que hacen 80% de los comerciales. Es mucho más eficaz hablar del cliente mismo, utilizando información que habrás buscado y preparado previamente.
  • Idear una presentación en la que expliques claramente tu función en la organización que representa.
  • Explicar con transparencia el porqué de tu área de negocio.
  • Comunicar el objetivo de la reunión de manera motivante, anunciando sistemáticamente la agenda del encuentro e indagando si el cliente está de acuerdo con este plan. Una primera reunión de captación en formato vídeo —muy bien preparada y con el objetivo de conseguir un acuerdo para seguir con otra reunión la semana siguiente— debe durar como mínimo una hora, y alcanzar  una duración de hasta una hora y media. De ahí la importancia de validar muy bien con el cliente el objetivo y la agenda.
  • Preparar una presentación de la empresa muy concisa, coherente e impactante, que nunca supere los diez minutos.

2.- Vigilar el tiempo. El tiempo es una negociación permanente durante la reunión; el cliente también se debe responsabilizar de cumplirlo.

3.- Buscar alternativas. Condicionar el encuentro online al hecho de poder verse mutuamente. Si no es posible, abandonaremos la propuesta de utilizar el canal visual y pasaremos a ofrecer la posibilidad de iniciar la comunicación por teléfono.

4.- Observar a nuestro interlocutor. Durante la videollamada, es preciso tener en cuenta las más pequeñas señales de desconcentración del cliente potencial, para poder rebotar con preguntas que le despierten.

5.- Alternar formatos de comunicación. Utilizar vídeos, conversaciones, presentaciones en powerpoint… para dinamizar el encuentro. Eso sí, primero, sin perder de vista al cliente, y segundo, sin dejar de considerar que somos el valor de esta conversación, no las herramientas.

6.- Facilitar el intercambio. Es preciso tener presente que no estamos celebrando una charla televisada, sino una cita con el cliente.

7.- Cambiar el estilo del argumentario. Hay que adaptarlo al formato vídeo, lo que significa mecanizarlo, a fin de ser capaces de decir para cada argumento, en una misma frase, la necesidad encontrada, el beneficio ofrecido del producto y las características que lo demuestran (los dos últimos, seguidos para provocar impacto.

8.- Ser previsores con el tiempo. Hay que entender (y prever) que el tiempo necesario para el cierre será 2-3 a 5 veces más largo que el tiempo de cierre habitual cara a cara… Puede necesitar hasta media hora y sabiendo que el cliente puede desaparecer con un clic. Por ello, es importante disponer de un plan de acción por si éste fracasa.

9.- Enviar una síntesis. De manera sistemática, se hace necesario enviarle al cliente, a posteriori, una síntesis de los acuerdos alcanzados.

10. Llamar para concretar. Hay que recordar que cuando son varios los interlocutores presentes en la videoconferencia, el feedback que se dan entre ellos puede ser inmediato. Por ello, es muy importante llamar después por teléfono”.

Las visitas comerciales vía videoconferencia son una gran oportunidad para alcanzar a varios interlocutores geográficamente dispersos; permiten optimizar el tiempo y pueden ser —si tenemos en cuenta estos 10 puntos—, tan exitosas o más que una primera visita presencial. No obstante, no hay que perder de vista que la construcción de una relación comercial estable puede requerir, más pronto que tarde, un enlace más emocional. Y eso será siempre más fácil mediante visitas presenciales.

Cada tipo de visita, tanto presencial como en formato video, tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Por lo tanto, hoy día es fundamental plantearse en cada paso cuál será el mejor formato de visita, con los objetivos fijados, hasta llegar a seleccionar el idóneo. El realismo en el ámbito de las ventas es imprescindible.

Eric Kircher es CEO de Lead Your Market.


Eric Kircher es CEO de Lead Your Market, firma de consultoría especializada en ventas y eficacia comercial.

 

 

 

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