José Miguel Bolívar explica el método GTD, esencial para ser más productivos en el siglo XXI

12/02/2013

Susana de Pablos. Mediante la ponencia La productividad personal, competencia clave para el siglo XX, impartida en el Centro de Estudios Garrigues, el coach y consultor artesano especializado en productividad José Miguel Bolívar ha explicado las claves del modelo GTD, diseñado por David Allen.

“¿Sabéis qué produce el estrés? Ahora todo cambia más rápido. El ritmo de producción de información crece de forma exponencial. Estamos inmersos en un exceso de posibles significados. Antes casi todo era evidente, sabías qué había que hacer y cuándo estaba hecho. En los últimos 20 o 30 años la naturaleza del trabajo ha cambiado. Como dijo Peter Drucker: En el trabajo del conocimiento, la tarea no se presupone sino que ha de determinarse”. Así inicia su discurso José Miguel Bolívar, coach y consultor artesano en productividad cuyo blog es bien conocido entre los profesionales dedicados a la gestión de personas: Óptima infinito.

Bolívar ha sido el ponente del último RRHH Executive Workshop organizado por la consultora especializada en reclutamiento Hays, en colaboración con el Centro de Estudios Garrigues. Su ponencia ha servido como introducción al método Getting Things Done (GTD), creado por David Allen, y que da un paso más en la clásica gestión del tiempo, logrando entre un 30 y un 40% de mejora de la productividad personal.

Aplicar GTD supone tomar decisiones sobre las tareas pendientes, determinar qué tienes que hacer y qué no, y cuándo estará hecho. La cuestión es cómo decidir bien para evitar el trabajo basura, que es “una de las imperfecciones de las organizaciones actuales, dado que la carga de trabajo es muy superior al tiempo disponible”, apunta Bolívar.

Sostiene Bolívar que hoy día se precisa ir más allá de clasificar las tareas en urgentes, importantes o prioritarias, tal y como señalaba Stephen Covey en su súper ventas Los Siete Hábitos de la gente altamente efectiva (Paidós, 1998). El método de Covey suele generar estrés en las organizaciones, apunta Bolívar, no así cuando se desempeña un trabajo estable, mejor por cuenta propia. Porque es entonces cuando es más fácil tener:
.- Control. Construir un mapa de opciones, de actividades.
.- Perspectiva. Tener claro qué consecuencias tendrán nuestras decisiones.

Y Bolívar habla luego del rendimiento intelectual, del fluir. Es un estado en el que alcanzamos el rendimiento máximo con la máxima concentración, siempre que no te lo impidan las interrupciones, la multitarea y ruidos, como por ejemplo, los recuerdos de las tareas pendientes. Propone Bolívar, por ejemplo, tener en las diferentes estancias de nuestra casa un elemento donde apuntar nuestros compromisos: en la mesilla de noche, junto al sofá, en la cocina…

Es preciso vaciar la mente, usando una mente extendida, completa y actualizada. Más allá de gestionar el tiempo, hay que gestionar la atención. Y para lograrlo, Bolívar recomienda el método GTD, basado en hábitos que conjuntamente producen resultados.

GTD en cinco pasos
Para lograr el control, el método GTD se basa en cinco pasos:
1.- Capturar: realizar un inventario completo de compromisos profesionales, personales, importantes, urgentes…
2.- Aclarar: decidir qué hacer con cada uno de ellos.
3.- Organizar: clasificarlos en archivos, contenedores…
4.- Reflexionar: tomar decisiones para crear nuestro mapa de pociones.
5.- Hacer: actuar en consecuencia.

Y el método GTD establece seis niveles de perspectiva: dos de corto plazo (hoy y esta semana), dos de medio plazo (áreas vitales y este año) y dos de largo plazo (próximos años y vida). Seguidamente, Bolívar señala tres formas usuales de trabajar:
.-El modo bombero: ir trabajando en las cosas según surgen, lo que te impide tomar decisiones sobre el mapa de opciones y, por tanto, genera estrés.
.- Definiendo el trabajo, “lo que debería ser una parte del trabajo”, apunta este coach.
.- Evitando hacer tareas improductivas, como por ejemplo, abrir el correo electrónico al llegar a la oficina.

“La productividad personal es un puzle de hábitos y el GTD es el pegamento. La productividad personal se puede aprender. El reto es pasar de tener organizaciones productivas con personas que innovan, a organizaciones que innovan con personas productivas. Se trata de conseguir la suma agregada de las productividades personales”, destaca Bolívar.

“Planificar es jugar a ser Dios. Debes contar con un sistema flexible que te permita planificar según cómo venga el día. Hay que tener en cuenta que surgen imprevistos, la energía de los demás ese día…”, comenta Bolívar. Y concluye: “En las organizaciones, es esencial empoderar a los trabajadores, darles responsabilidad y libertad. Es preciso canalizar la inteligencia colectiva. Los jefes deberían ser facilitadores capaces de crear espacios físicos y mentales donde el conocimiento fluya”.

Más información
.- En el blog Óptima infinito, de José Miguel Bolívar.
.- Seguir a José Miguel Bolívar en Twitter: @jmbolivar
.- En la web de David Allen.
.- Seguir la conversación en Twitter, con el hashtag #Hays_ceg
.- Ver la presentación en Slideshare.net

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