Se trata de un proceso que hasta ahora era más complicado y que se agilizará al existir un registro telemático de toda la información y al compartir esta información todos los organismos de la administración.

Es decir, si un proveedor quiere cobrar de un ministerio, pero a su vez adeuda una cantidad a Hacienda del Estado, será más fácil compensar ambas deudas. Así lo ha explicado la subsecretaria de Hacienda, Pilar Platero, quien ha explicado el proyecto de ley de factura electrónica que se encuentra ya en el Congreso y será aprobado antes de fin de año.

El nuevo procedimiento de tramitación de facturas arrancará el uno de enero de 2014, aunque la obligación de utilizar facturas electrónicas se retrasa a enero de 2015, para dar tiempo a todos los proveedores a adaptarse.

En concreto y según el Ministerio de Hacienda todas las facturas tendrán un formato estructurado, que se concretará en una Orden Ministerial próxima, y estarán firmadas electrónicamente, con una firma basada en un certificado reconocido, pudiendo sustituirse la firma electrónica por un sello electrónico.

A partir del 15 de enero de 2015, dentro de dieciocho meses, la factura electrónica será obligatoria para los sujetos que estén obligados a tributación electrónica de acuerdo con la normativa tributaria. No obstante, las Administraciones Públicas podrán excluir reglamentariamente las facturas con importe inferior a cinco mil euros de esta obligación de facturación electrónica.

Hacienda calcula unos ahorros de unos 51 millones de euros sólo en la Administración General del Estado cuando todo el proceso esté implantado, además de 2,3 millones de ahorro en papel. A esta cantidad se podrá sumar la que ahorren a su vez las Comunidades Autónomas y las entidades locales, obligadas igualmente a implantar este sistema.

Todas las facturas tendrán un mismo punto de entrada, bien estatal, bien autonómico o local. Una Orden Ministerial fijará los formatos de las facturas electrónicas, idénticos para todo el país, y los proveedores podrán registrarlas. A partir de ese momento, quedará constancia de la fecha de entrada y empezará a contar el tiempo para que la administración salde su deuda.

Platero ha explicado que la administración deberá sin embargo confirmar y aceptar esa factura, estar de acuerdo con su contenido, un proceso que podría ser utilizado para demorar el pago. Para evitarlo, el sistema tendrá unas alarmas que alertarán del retaso y cada tres meses, además, se realizarán informes.

Esta normativa está a su vez conectada con la aplicación de la legislación contra la morosidad, en la que el Gobierno ha introducido además procedimientos coercitivos para las administraciones que no paguen en plazo sus facturas.

Platero ha subrayado también que esta será una importante herramienta contra el fraude, al compartir la información todos los organismos de una misma administración. La otra cara de esta misma moneda, ha dicho, es la mencionada facilidad para compensar deudas en el caso de un deudo de la administración a quien, a su vez, la administración le debe dinero por facturas en un cajón.

La obligación de la factura electrónica permitirá aspectos como que los órganos de contabilidad de cada administración tengan un conocimiento inmediato de la realidad patrimonial con menor desfase temporal o que se mejore la fiabilidad de las cuentas públicas, al mejorar los controles a efectos de cumplir con los objetivos de estabilidad presupuestaria.

También hará posible que se pueda efectuar un seguimiento de los períodos medios de pago a los efectos de cumplir con la limitación de la normativa anti-morosidad.

De cara a los particulares, al poder hacer un seguimiento del proceso que está siguiendo su factura podrán organizar mejor su tesorería y a su vez sus pagos.