Con el objetivo de facilitar y agilizar la contratación de productos y servicios, la Administración Pública crea las denominadas claves de patrimonio, cuyo fin no es otro que homologar los productos y servicios contemplados en los diferentes acuerdos marco en los que se basa su relación con los proveedores. En estos acuerdos se definen distintas variables, tales como plazos de recepción de productos, precios, modificaciones, garantías de mantenimiento, reclamaciones, anulaciones o suministros de accesorios, entre otras.

De esta forma, cualquier organismo público que tenga necesidad de adquirir un producto o sistema de diversa índole, puede acceder a través de la página web del sistema de adquisición centralizada -perteneciente a la Subdirección General de Compras de la Dirección General de Patrimonio del Estado– a la información de los distintos Acuerdos Marco establecidos.

Este mecanismo permite la licitación electrónica por parte de la Administración Pública y una relación online con las empresas proveedoras, con las consiguientes ventajas en términos de agilidad, ahorro de costes y transparencia. Pero la verdadera complejidad y los obstáculos con los que se encuentran las empresas que quieren ser proveedores de la Administración Pública residen en los pasos anteriores, ya que para poder formar parte de este club, han de cumplir con los requerimientos que ésta exige y aquí empiezan los problemas.

De hecho, y resulta sorprendente, el 41% de las empresas españolas que afronta un proceso de licitación pública desisten o son incapaces de cumplimentar los requerimientos de los pliegos de condiciones de organismos y entes de la Administración Pública de nuestro país. Esta cifra, obtenida en un pormenorizado análisis entre más de un centenar de grandes empresas y de tamaño mediano y pequeño, refleja el escaso uso de sistemas de gestión de proveedores y de suministros (eProcurement). Un retraso que es realidad a pesar del fuerte ritmo de crecimiento en su uso entre las organizaciones de nuestro entorno europeo y de los ahorros directos que esta modalidad de compra a terceros tiene en los precios, que pueden llegar hasta el 50%.

La competitividad, amenazada
En concreto, el uso de este tipo de soluciones para completar los diferentes procesos asociados a una licitación, sólo está implantado en un 18% de grandes empresas en nuestro país, y este porcentaje se reduce hasta el 4% en el caso de empresas medianas y pequeñas. Estos porcentajes se sitúan 10 puntos por debajo de la media de los 34 países que integran la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico), y este último dato representa, sin duda, una grave amenaza para la competitividad de nuestras empresas en proyectos tales como obra civil, infraestructuras, energía o turismo.

Además, esta situación no deja de ser paradójica si tenemos en cuenta que la Administración Pública española es una de las más avanzadas del mundo en el uso de sistemas electrónicos de licitación. De hecho, nuestro país forma parte del club exclusivo de 15 países que usan sistemas y herramientas electrónicas para publicar licitaciones, ofertas, gestionar condiciones y facturas de los contratos públicos.

Aunque parezca mentira, cerca del 90% de las empresas de nuestro país que acuden a un concurso público afrontan el proceso con hojas Excel y se ven en la necesidad de seleccionar y garantizar la idoneidad de los proveedores con quienes participar, verificando y actualizando la información de cada uno de ellos. Y esto es así, en temas tan diversos como cumplimiento de normativas medioambientales, tipos de contrataciones, normas de calidad de sus procesos o capacitación de sus recursos humanos.

No es de extrañar que, a la hora de abordar licitaciones públicas, el 69% de las empresas declaren como mayor obstáculo para cumplir con los pliegos de condiciones, la correcta selección de sus proveedores, no sólo porque sean los más competitivos y rentables para crear una oferta, sino porque también han de verificar que cumplen las condiciones del concurso como parte subcontratada. Pensemos,  además, que existen organizaciones que gestionan un catálogo de más de 13.000 proveedores.

Además de ésto, otra derivada del uso de sistemas de gestión de proveedores y suministros es el impacto directo en ahorro en los precios de las compras a suministradores. Este impacto se mueve en una horquilla de un 15% mínimo y puede llegar hasta suponer un 50%, dependiendo de la cantidad de proveedores de los que disponga la empresa. Estos porcentajes significan que la amortización de la inversión en una solución de eProcurement es prácticamente inmediata.

En definitiva, y en el entorno actual en que se desarrolla la actividad económica, basado en el uso masivo de nuevas tecnologías, resulta absurdo que haya aspectos de la actividad empresarial, tan vitales como éste, todavía anclados en el pasado.

 

Luis Ferré es ‘product manager’ de Proactis, en Grupo Business Think & Grow (T&G).

 

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