Las nuevas tecnologías sobre las que hemos estado discutiendo durante los últimos cinco o diez años ya están convergiendo. La nube, los social media, el vídeo, los móviles y mucho más son ya parte de la realidad más cotidiana de la mayoría de los trabajadores. Sin embargo, si realmente queremos conocer más sobre el espacio de trabajo del futuro es necesario mirar a las personas, no al lugar en sí. La psicología del empleado corriente está cambiando, y es que son las personas las que están impulsando y configurando el entorno del mañana.

El mayor cambio en la empresa moderna ha sido la adopción de nuevas tecnologías por parte de la fuerza laboral, sobre todo por las generaciones más jóvenes, incluyendo los millennials, cuya actitud ha sido rápidamente apoyada por los baby boomers y la Generación Y (personas nacidas entre 1980 y 2000 y que han crecido casi en su totalidad en la era digital). La edad de las personas está aumentando en una media de alrededor de 2,6 años cada década, por lo que ahora más que nunca, las organizaciones tienen que cumplir múltiples demandas de los empleados. A pesar de la franja de edad hay tres conductores principales de este impulso hacia el espacio de trabajo del futuro: el deseo de flexibilidad, autonomía y facilidad.

Flexibilidad
Más allá de las horas laborales, se relaciona también con la localización y el estilo. En un mundo cada vez más globalizado, tenemos que ser parte de un equipo que se encuentra repartido en diferentes zonas horarias. Para continuar siendo eficaces tenemos que hacer llamadas a Asia en horas muy tempranas por la mañana y a última hora del día a Estados Unidos. Esto no significa que tengamos que trabajar 12 horas al día. El incremento del trabajo a distancia, la mejora de la conectividad y la colaboración desde cualquier sitio significan que podemos hacer llamadas, unirnos a reuniones por vídeo y hacer una presentación a otros compañeros desde cualquier lugar: nuestra mesa de trabajo, nuestra casa, una sala de grupo o el parque donde juegan nuestros hijos.

Sir Cary Cooper, profesor de Psicología Organizacional y Salud en la Manchester Business School, comenta que “la tecnología es nuestro mayor facilitador” cuando hablamos de la flexibilidad del espacio de trabajo. El 76% de los empleados cree que la tecnología ha tenido una influencia en los últimos años en la forma en la que trabajan, y Virgin Media Business predijo recientemente que el 60% de los empleados que trabajan en oficina lo harán desde casa antes del 2022, gracias a los avances tecnológicos.

El trabajo en remoto y flexible permite a los empleados cumplir sus necesidades, como cuidar a sus hijos o a los mayores, así como con sus requisitos como trabajadores. Los empleados felices son trabajadores y aportan mayor valor al negocio. Un estudio del Dr Cooper encontró que las principales razones que dieron los empleados para tener mayores oportunidades de flexibilidad laboral incluían: mejorar la moral, retener el personal y la contratación. En la otra cara de la contratación y retención del personal, el 41% de los empleados dijo que la posibilidad de trabajar con flexibilidad fue importante o muy importante cuando tomaron su decisión de incorporarse a su actual empresa. La Generación Y impulsará aún más esta tendencia, con un 92% identificando la flexibilidad laboral como una prioridad a la hora de seleccionar un lugar de trabajo.

Autonomía
El trabajador moderno demanda más control sobre su espacio de trabajo, pautas y productividad. Esto también se logra a través de la tecnología. Los empleados buscan que sus empleadores les permitan lograr la máxima eficiencia. Esto significa crear una experiencia de autonomía donde los empleados pueden elegir las tecnologías que mejor se adapten a ellos y su papel, pues en el espacio de trabajo del futuro quieren trabajar de manera más inteligente, que no suponga trabajar más. Sin embargo, algunos empleadores los están defraudando; una tercera parte dice que la falta de inversión adecuada en tecnología móvil es la mayor barrera para el trabajo flexible, y el 23% de las personas comentan que su deseo de colaborar con mayor libertad se cohíbe debido a una cultura empresarial que se resiste al cambio o a la adopción de nuevas tecnologías.

El trabajador promedio espera tener control sobre el tipo de dispositivo móvil que utiliza en la empresa, de ahí el aumento de las políticas BYOD (Bring Your Own Device, esto es, trae tu propio dispositivo), aceptadas por el 54% de las compañías mundiales. Los empleados también quieren ser capaces de elegir el momento de ver a sus compañeros cara a cara, sin importar su ubicación geográfica. “A las personas nos gusta vernos cara a cara, es realmente muy importante”, dice el profesor Cooper. Los líderes empresariales lo reconocen y dicen que la colaboración en vídeo contribuye a una estrategia de trabajo flexible, mediante la mejora de la productividad de los empleados que trabajan en remoto hasta un 39%, y dos tercios reconocen que permitir la flexibilidad laboral tiene un impacto financiero mayor que reducir costes operativos. De hecho, el 56% de los líderes empresariales y los empresarios esperan que el vídeo sea la herramienta de colaboración más popular en 2016, con el fin de dar cabida a las demandas de los empleados y obtener la máxima productividad.

Facilidad
Las tecnologías como la colaboración en vídeo solían ser algo aislado en las salas de reuniones, difíciles de reservar y complicadas de usar. Ya no es el caso. El mayor impulsor de la adopción de la tecnología ha sido la facilidad de uso. Esto se ha conseguido por dos motivos.

En primer lugar, la interfaz de usuario ha sido un foco de atención de toda la industria de la tecnología. Desde el iPhone de Apple a Skype for Business, los pesos pesados se están centrando en un software simple, una interfaz intuitiva y un hardware que no requiera una gran formación para operar.

La segunda parte de esta facilidad de uso se centra en la integración. Los usuarios que se sienten cómodos con Microsoft Lync no quieren tener que salir de esa zona de confort para hacer una llamada de vídeo, por lo que la combinación sin fisuras de vídeo en la interfaz de Lync en sus flujos de trabajo es clave para integrar el vídeo en la empresa. Se trata también de la unificación de las tecnologías del futuro en los procesos empresariales de siempre, ya sea para que entrevistar en vídeo se convierta en algo habitual para los departamentos de recursos humanos, o para la realización de evaluaciones del lenguaje y del habla por vídeo en un contexto médico. Una de cada dos personas dice que el tener más acceso al video aumentaría su uso, lo que no supondrá más trabajo para los departamentos informáticos; más del 80% indica que su sistema de videoconferencia no requirió demasiado tiempo para su puesta a punto.

En última instancia, la forma en que pensamos y sentimos sobre el trabajo ha cambiado drásticamente en los últimos diez años, y continuará haciéndolo. Geográficamente, los equipos de trabajo que están dispersos se están convirtiendo en lo habitual, el 57% ha visto un aumento en la cantidad de tareas que llevan a cabo en comparación con los compañeros de trabajo que tienen sede en otro lugar en los últimos tres años. Según algunos estudios recientes, el 50% de los empleados piensa que se les ofrecerá la oportunidad de trabajar desde casa alguna vez en su vida, y el 79% cree que los viajes de negocios se sustituirán completamente por otras formas de comunicación. Esto se ve reforzado por el hallazgo de que el 56% de los líderes empresariales y los directivos esperan que el vídeo será su herramienta de colaboración más popular en 2016.

Los líderes empresariales han identificado la videoconferencia como la próxima gran tendencia en el espacio de trabajo del futuro; el 96% dice que ayuda a las empresas a desafiar la distancia y romper las barreras culturales para mejorar la productividad. En un mundo cada vez más conectado y globalizado, la parte cultural es importante, y las tres expectativas principales son más frecuentes que nunca: flexibilidad, autonomía y facilidad.

El mundo está cambiando. Las tecnologías visuales se están convirtiendo en lo normal gracias, en gran medida, al cambio de mentalidad de los trabajadores. El consumismo no es nada nuevo, pero donde de verdad estamos viendo la diferencia ahora es el aumento de las tecnologías de la comunicación visual. Desde Snapchat a Twitter, pasando por FaceTime y los Hangouts, cada aplicación social para los usuarios están subiéndose al carro de comunicaciones en tiempo real, lo que significa que la colaboración unificada se está volviendo cada vez más integral para la empresa. El espacio de trabajo del futuro es aquel en el que podemos vernos unos a otros con mayor facilidad.

Por último, las cambiantes expectativas de los trabajadores y su impacto en las implementaciones informáticas de las empresas se pueden resumir en tres pilares; espacio de trabajo, experiencia y flujo de trabajo. Es el deseo de colaborar en cualquier lugar, de forma natural y con un impacto. Los trabajadores no sólo quieren comunicaciones unificadas que demandan alta calidad móvil y soluciones en la nube que se entrelacen entre sus funciones de negocios.

Marco Landi (en Twitter, @MarcoVLandi) se unió en 2015 a Polycom (@PolycomEurope) como presidente de EMEA (Europa, Oriente Próximo y África). Antes trabajo en Zebra Technologies y en Motorola Enterprise Solutions (anteriormente Symbol y PSION), donde lideró el equipo de EMEA y consiguió la rentable cifra de 1.300 millones de euros en un clima económico complicado. Licenciado en Negocios y Recursos Humanos por la Universidad de Manchester, cuenta con un máster por la Universidad de Roma y habla cinco idiomas.