Un 70% de directores financieros, administrativos y responsables de tesorería no están satisfechos con sus sistemas de gestión de gastos, debido a que los procedimientos y el control resultan pesados. Lo dice la investigación Gastos corporativos en las organizaciones, realizada por Numsight con una muestra de 355 empresas, desde microempresas a grandes compañías.

En concreto, entre los responsables de la gestión financiera, sólo un 35% de quienes trabajan en la microempresa, un 42% en la pequeña, un 31% en la mediana y un 27% en las grandes están satisfechos con el retorno de IVA, que logran tras controlar los gastos de sus empleados. En la microempresa, sólo un 27% dice recuperar de manera automática el 100% del IVA, si bien aparece un 22% de responsables que dice no tener ni idea sobre este aspecto. En la pequeña empresa, un 36% afirma hacer una recuperación automática del IVA frente a un 24% de responsables que dice no saber.

En la mediana empresa, un 37% recupera automáticamente el 100% del IVA, aunque un 26% de responsables dice no saber. En la gran empresa es precisamente donde más responsables de gastos deducibles de empresa no saben qué sucede con el IVA. En cuanto a la recuperación automática, un 44% de los responsables responde tenerlo para el 100% del IVA, mientras que un 24% dice no tener ni idea.

Ante estas realidades, y a fin de lanzar su nueva tarjeta inteligente Business Pass, Sodexo Beneficios e Incentivos ha llegado a un acuerdo con DevoluIVA.  Este partner de Sodexo cuenta con 23.000 establecimientos, cuyo crecimiento mensual es superior al 10%, y cubre restaurantes, taxis, aparcamientos y gasolineras.

Business Pass es una tarjeta VISA que ataja una cadena de problemas en tiempo y dinero constantes en los departamentos de contabilidad y finanzas en todo el espectro empresarial. Y es que en el 80% de las micro, el 81% de las pequeñas y el 67% de las medianas y grandes organizaciones todo el control de gastos se hace interna y manualmente.

La nueva tarjeta Business Pass limita el gasto de acuerdo al perfil del usuario y recupera todas las facturas mes a mes. Con sólo pasarla, se incorpora la recepción de facturas normalizadas y electrónicas. Y además de resolver los problemas de control de gastos de la empresa, la nueva tarjeta de Sodexo incluye la gestión del IVA de manera automatizada, con el ahorro que supone en dinero y tiempo por la facilidad de su recuperación en el sistema contable de la empresa.

La tarjeta incorpora la identificación automática del IVA, sin que el usuario tenga que hacer nada, gracias a DevoluIVA, entidad que calcula una pérdida anual de unos 1.000 millones de euros de IVA deducible, por no recuperar facturas de los tiques de uso común en restaurante, taxis, aparcamientos…. Mediante el uso del nuevo servicio, la empresa recibe luego en formato digital esa factura normalizada para su gestión en la declaración de IVA, lo que implica un ahorro de tiempo y dinero.

Las ventajas de Business Pass
Se puede usar en cualquier establecimiento de la red VISA que esté dado de alta en Devoluiva. Simplemente con pasar la tarjeta Business Pass para pagar en un restaurante, un estacionamiento, taxi o gasolinera, el sistema hace que se envíen los datos del consumo en la plataforma de Sodexo, que se integrarán automáticamente en su propio sistema sin necesidad de conservar los tickets ya que estos se convierten en facturas electrónicas.

En definitiva, inteligencia y globalidad son sus atributos, con estos beneficios:
.- Centro de autorizaciones. Personalización de la tarjeta por usuario: por horarios, lugares, límite por transacción, tipo de gasto… Y ello en la red de establecimientos que acepten, VISA lo que es garantía de una aceptación casi universal.
.- Informes consolidados. Control de los gastos mediante la identificación de los costes por distintas tipologías.
.- Factura electrónica. Mejora de la productividad mediante facturación electrónica de los gastos con interfaces en los sistemas ERP más comunes de las empresas. Estas facturas electrónicas normalizadas para la correcta deducción del IVA al ser en formato digital y estar homologadas por la administración ayudan a que la gestión del IVA sea simple y prácticamente automática.
.- Automatización y validación de los gastos. Cadena de validaciones en la plataforma de Sodexo para una mejor trazabilidad del proceso.
.- Recuperación del IVA. Ahorro mediante la devolución del IVA en los establecimientos de la red DevoluIVA.

El sistema elegido por Sodexo y DevoluIVA se apoya en una Tarjeta VISA con chip, protegida por un PIN y se beneficia del sistema contact less para transacciones inferiores a 20 euros. Con Business Pass se personalizan las condiciones de uso de las tarjetas en función de cada perfil profesional, como es uso nacional o internacional; categoría de gasto (taxi,  restaurante, etc.); en el tiempo (día, hora); limite total diario o mensual y retirada de efectivo o no.

La nueva tarjeta se gestiona con la plataforma online, creada específicamente, para los reportes necesarios de cara a la conciliación contable, incluyendo códigos CECO, de proyecto, especificados por empleados. Además, cuenta con un sistema de aviso cuando se aproximas al límite del depósito para garantizar la continuidad del servicio.

Más información
.- En la web dedicada a la tarjeta inteligente Business Pass
.- Seguir en Twitter a Sodexo (@SodexoBI) y a DevoluIVA: @DevoluIVA