Los cambios en el diseño de las oficinas se vuelven cada vez más necesarios, según la empresa especializada en el diseño, mobiliario y equipamiento de oficinas Ofita. Y esto es así porque vivimos en un entorno de alta volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad (el actual mundo Vuca). Esta idea adquiere más sentido cuando se espera que para 2025, cerca del 50% de la fuerza de trabajo en España esté compuesta por millennials, que buscan ser valorados, independientes y formar parte de equipos. Un lugar colaborativo apto para el coworking, donde los equipos trabajen juntos para resolver problemas y establecer estrategias, es un claro ejemplo de ello. La manifestación física de esto se consolida en diseños de oficinas abiertos, donde los empleados pueden interactuar entre sí con facilidad.

Espacios colectivos, en alza
Hay espacios que desafían a los ambientes tradicionales, con cubículos independientes y separados entre sí, que fomentan la colaboración, la creatividad, el intercambio de ideas, la creación de redes y la socialización. Según el estudio More than One realizado por Ofita, las personas pasan el 60% de su jornada laboral reunidos o colaborando con otros; y el 40% de los puestos operativos están vacíos a cualquier hora del día, debido al trabajo remoto, la flexibilidad laboral y el auge del trabajo colaborativo. Esto significa que las empresas malgastan un 40% de costes inmobiliarios que no necesitan, mientras que los sitios de reunión o colaboración se encuentran saturados. Para los próximos años se prevé que la mayoría de los colaboradores sean independientes o freelances. Esto significa que la demanda de las áreas colaborativas seguirá creciendo. Este tipo de espacios se pueden dividir en tres tipos, según su dedicación:
♦Trabajo en grupo. Deben ser flexibles y adaptables, de manera que puedan variar según las necesidades de cada momento. Es decir, cuando las reuniones cortas y esporádicas de numerosas personas se compaginan con períodos de trabajo más prolongados en grupos reducidos durante las fases intensas de ciertos proyectos.
♦ Comunicación informal. Deben potenciar la interacción, el intercambio informal de conocimiento, la diversión y fronteras fluidas entre la vida privada y la laboral. Son las que han experimentado un mayor auge dentro de la oficina en los últimos tiempos. Hoy es posible ver zonas de club, cafeterías, ciber cafés y áreas lúdicas con billares, mesas de ping pong, gimnasios con saunas, salas de masajes y áreas de descanso, por citar algunos ejemplos. Según Camilo Agromayor, director general de Ofita: “La mitad de tu tiempo estás en la oficina, y necesitas que la gente se sienta a gusto y se quiera quedar”.
♦ En busca de la innovación. Cada vez son más frecuentes en las empresas los espacios de innovación, diseñados para el trabajo compartido y visual, y para desarrollar las nuevas metodologías agile, el desing thinking…

 

Las empresas están reduciendo los puestos de trabajo personalmente asignados. Estas nuevas soluciones les permiten una utilización más racional del espacio, que se diseña y distribuye en función de la presencia real de los trabajadores y no de su número absoluto. Se trata del sistema de no territorialidad, donde las zonas se diseñan en función de las necesidades de los trabajadores y no de su estatus. Este sistema, en el que todo es de todos, permite un ahorro considerable de espacio, confiere a la organización una mayor flexibilidad y rapidez de adaptación y crecimiento (breathing organisation) y apoya la movilidad de los trabajadores y sus formas de trabajo. Pese a ello, todos requieren usar objetos de uso personal y exclusivo: documentos, agendas, o bolígrafos, que deben guardarse en un lugar propio y privado. Para cubrir esta necesidad, se dota a cada persona de una taquilla o de un bloque personal, con ruedas, por ejemplo.

La no territorialidad no significa que desaparezcan los espacios de concentración y privados. Al contrario, en la oficina del Siglo XXI conviven diferentes tipos de espacios; es decir, junto a las áreas anteriormente citadas encontramos otras, como por ejemplo éstas:
♦ Plug and work. Son puestos de tamaño reducido, distribuidos por diferentes zonas de la oficina y apropiados para, tras enchufar el portátil (de ahí su nombre), realizar trabajos rápidos y que no demanden una alta concentración.
♦ Silent rooms. Se trata de pequeños cubículos cerrados, más silenciosos, diseñados para el trabajo individual concentrado o para realizar llamadas confidenciales sin las molestias de los lugares abiertos.

El teletrabajo, en auge
Aunque el trabajo desde casa se ha comenzado a fomentar en los últimos años en diversas compañías, especialmente multinacionales, aún se sigue viendo con suspicacia por parte de algunos empleadores, quienes no confían un ciento por ciento en esta modalidad. No obstante, se prevé que esta realidad cambie y la razón tiene que ver con dos elementos: la productividad y, nuevamente, los millennials. “Está demostrado que las personas insertas en organizaciones flexibles, que permitan que las personas trabajen cierto número de horas en sus hogares, son más leales a la compañía. Y no sólo esto, también demuestran un mejor rendimiento y reportan más responsabilidades personales en beneficio de las empresas”, comenta Agromayor.

Y es que los millennials consideran la flexibilidad laboral como trascendental, pues no sólo fomenta el bienestar personal y la felicidad, sino que también juega a favor de la salud ya que ayuda a reducir los niveles de estrés.  Esto no significa que no valoren la estabilidad, sino que priorizan la independencia y la confianza que sus superiores depositan en ellos al permitirles realizar sus funciones lejos de sus escritorios.

Asimismo, para esta generación, trabajar en un entorno que no cuente con herramientas y recursos tecnológicos es impensable. Valoran que estén a disposición de los empleados para que puedan utilizarlas dónde y cuándo estimen conveniente, ya sea en una computadora, una tablet, un teléfono móvil, en casa, o en la misma oficina. En ese sentido, los empleadores deben brindar los recursos necesarios para que las personas puedan desempeñarse cómodamente y sean eficientes en sus labores.

Es así como trabajar en todos estos puntos señalados contribuirá a que las organizaciones no se vean afectadas por problemas como la rotación laboral o la fuga de talentos. “En contextos de cambio, es importante pensar cómo rediseñamos las oficinas tanto como para incidir en los resultados de las empresas como para facilitar el trabajo de las personas. Desde su funcionalidad y estética; hasta su forma de trabajo. Sólo de esta manera, lograremos colaboradores más felices y, por ende, más productivos. Es un win-win para todos”, concluye el director general de Ofita.

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