La productividad en el trabajo tiene que ver con saber identificar y priorizar las tareas que facilitarán la consecución de nuestros objetivos y metas. El problema de la mayoría de las empresas radica en que no saben cómo medir su productividad. Se guían por las horas trabajadas, cuando lo verdaderamente importante es la calidad del trabajo realizado durante esas horas.

Es primordial saber distinguir entre la alta rentabilidad y la baja rentabilidad de las tareas, por lo que se hace necesario enfocar nuestros esfuerzos en las tareas de alta rentabilidad, en las que trabajando más tiempo obtenemos mejoras en los resultados de nuestra empresa.

Ser productivo significa saber priorizar para dedicar el tiempo necesario a las tareas fundamentales, a las tareas de alta rentabilidad. Te propongo cinco metas que serán de gran utilidad para mejorar tu productividad:
♦ Reducir las interrupciones. Tenemos que evitar todo aquello que nos distrae de lo realmente importante. Cada interrupción le robará tiempo a tareas más productivas y rentables y retrasará la conquista de nuestros objetivos. A nuestro cerebro le lleva 20 minutos reconectar con la tarea que estaba haciendo cada vez que nos desconcentramos. Para evitar constantes interrupciones recomiendo, por ejemplo, leer los emails sólo a primera y a última hora de la mañana; dedicar unas horas concretas a atender llamadas y a responder mensajes de WhatsApp, o informar a la gente de la empresa para que apunten todo lo que tengan que decirte y hacerlo solo en dos momentos concretos en el día. Nuestro tiempo es tan valioso como el de los demás.
♦ Reducir los imprevistos. Existen dos tipos. Por un lado, están los no reales y por otro todos los que no están en tu mano y resultan inevitables. ¿Cómo se consigue deshacerse de ellos? Planificando todo lo que puedas y de manera realista, además de detectar/medir tu número de imprevistos ayudará a identificarlos y ponerles solución. Aprender a gestionar nuestro tiempo y tener claros nuestros objetivos se traduce en ganar calidad de vida. Crea hábitos y tareas repetitivas que acaben automatizando la previsión de los imprevistos no reales y nuestra reacción ante ellos, garantizado la satisfacción y que, además, nos permitan ahorrar tiempo para destinarlo a las tareas de alta rentabilidad. Por ejemplo, si hemos detectado que un imprevisto que se repite es que nuestros clientes se retrasan en las reuniones o no acuden, sabremos que es un imprevisto no real y entonces crearemos el hábito de llamar antes de salir a la reunión y lo agendaremos junto con la cita.
♦ Reducir las tareas de baja rentabilidad. Abrir cartas comerciales, hacer fotocopias, responder emails, desplazarnos de un lugar a otro, gestionar cobros, facturar o interesarnos por asuntos de otras personas antes de haber atendido los pro­pios, son tareas poco productivas. Si tienes que hacerlas tú intenta reducir el tiempo invertido o sistematizarlas al máximo, la solución pasa por delegar todo lo que puedas este tipo de tareas entendiendo que delegar no es sólo sobre otra persona, ahora mismo hay en el mercado tecnología y aplicaciones suficientes para delegar muchas de las tareas de baja rentabilidad.
♦ Delegar cinco horas de nuestro día. Consiste en dejar en mano de otros las tareas rutinarias o de menor prioridad e implicar a otras personas de la empresa en la resolución de problemas, otorgándoles tu confianza. A la larga notarás el resultado. En este punto es necesario eliminar las barreras mentales y las creencias erróneas. Es fundamental cambiar hábitos no productivos que solo conducen a cometer errores. Afirmaciones como «esto siempre se ha hecho así» o «después de 25 años quién va a decirme a mí que se puede hacer mejor» demuestran una resistencia al cambio por parte de los empresarios y trabajadores. Pensamientos equivocados que evita responsabilidades y dificultan los cambios.
♦ Dedicar tres horas al día a tareas de alta rentabilidad. Lo primero sería detectar y definir las tareas de este tipo, que son aquellas que dedicándoles más tiempo mejoran el resultado de la empresa. Hacer visitas comerciales, presentar presupuestos y hacer su correspondiente seguimiento o realizar llamadas a clientes son algunas de ellas.

Alta rentabilidad tangible
Las tareas de alta rentabilidad intangible, como crear bases de datos y listados de clientes, realizar llamadas y llevar a cabo un seguimien­to de las mismas, buscar colaboradores o establecer horarios y planes, nos colocan en dirección a nuestros objetivos, pero las que realmente cambian el resultado son las tareas de alta rentabilidad tangible. Sin ellas, el tiem­po de planificación y todo el listado de tareas se desmoronan. Llamar a un cliente y preguntarle qué le ha parecido nuestro presupuesto u ofertar un producto a un desconocido son tareas en las que verdaderamente debemos persistir.

Mi experiencia me ha demostrado que en la mayoría de las empresas no se alcanzan las tres horas de tareas de alta rentabilidad, por lo que, sólo duplicando el tiempo dedicado a estas horas los resultados aumentan y se mejora notablemente la productividad.

Aritz Urresti (en Twitter, @AritzUrresti) es CEO de goalboxes.com (@GoalBoxes) experto en productividad y autor de Las cajitas del éxito.  Durante 10 años ha enseñado su método patentado a más de 10.000 profesionales y empresas de diversos sectores como Seur, Telefónica, Fundación Atresmedia….