En 1940 George Nelson, de la firma Herman Miller, inventó la primera mesa de oficina moderna teniendo en cuenta “la necesidades físicas y psicológicas de los empleados” en el marco de la racionalización de los flujos de trabajo. Después de los años transcurridos sigue siendo el concepto ideal en el diseño de oficinas de calidad.

En Alemania se pasó de las largas filas de puestos de trabajo tipo Frank Lloyd Wrightm, en el edificio Larkin, a la oficina paisaje (en alemán, bürolandschaft). El diseño de este espacio se organizaba en grupos de trabajo teniendo en cuenta las necesidades de comunicación interna.

En España hemos incorporado las tendencias evolucionando en direcciones similares pero con velocidades diferentes. Mientras en las multinacionales el ritmo y los cambios se sucedían incorporando las mejoras, en las pymes la velocidad era otra y no siempre la adecuada. Pasamos del despacho cerrado para mandos intermedios, puestos de dirección, etc. al open space, donde solo se siguen haciendo las separaciones para los puestos de directores generales y salas de reuniones. Dejamos atrás el concepto “uso máximo del espacio con gasto mínimo”, traduciéndose erróneamente a “diseño basado en la optimización del espacio”, en lugar de tener en cuenta las necesidades físicas y psicológicas para mejorar la productividad reduciendo costos.

Las ideas de “puestos nómadas” u hotelling, donde nadie tiene un puesto propio y se adjudican en función de quien llegue primero, tiene como inconveniente la dificultad en el intercambio de información al estar los equipos ubicados en diferentes zonas de la oficina. Encontrar un compañero, requiere realizar una llamada telefónica o moverse del sitio, lo que implica la pérdida de la idea del espacio personal. Se optimiza el espacio en lugar del bienestar de los trabajadores.

En el sector financiero, la evolución nos llevo a una expansión en número de oficinas con unos cambios muy visibles en las sucursales, donde lo tradicional era tener un mostrador largo, sin blindaje y con las mesas dispuestas en línea detrás de él, y varios despachos cerrados. Después se impuso el mostrador solo para caja (blindado o abierto) y varios puestos de atención personalizada, integrando todos los elementos periféricos en el puesto, y sólo el director de sucursal contaba con un despacho cerrado. El futuro inmediato será la sucursal donde ya se comercializan productos financieros, seguros (médicos, de vida, jubilación etc), con sus áreas de self service o autoservicio digital.

Hacia dónde vamos
Posiblemente hacia unos entornos más agradables en la oficina, un paisaje que se adapta al flujo de trabajo, el equilibrio entre el espacio privado y el público, las zonas compartidas para uso de los trabajadores, espacios de descanso que incluyen videojuegos, salas de música y áreas de relax, zonas con pizarras para fomentar ideas y plasmarlas. Tenemos herramientas diseñadas con parámetros ergonómicos y, cómo no, sostenibles. Utilicemos las mejoras.

Cada día son más necesarios los espacios compartidos y de reunión. Un dato: más de un 40% de la jornada laboral la pasamos reunidos o colaborando con otros; los espacios de colaboración son imprescindibles en las nuevas oficinas. Si un 60% de las reuniones tienen una duración media de 30 minutos o más, y el resto son imprevistas con una duración de 15 a 20 minutos, las oficinas del futuro deben tener espacios que fomenten la reunión improvisada, sin necesidad de reserva. Por tanto, tenemos que pensar en introducir espacios más humanos y cálidos. Esto supone un reto para las empresas: deben ser capaces de ofrecer entornos que fomenten la colaboración, adaptados a su vez a las diferentes generaciones que coinciden en las organizaciones.

Oficina para teletrabajar
Hoy día es muy común trabajar desde casa. Hay muchos freelancer o profesionales autónomos que no están adscritos a una empresa concreta, colaboran y trabajan para varias. El hecho de trabajar en casa tiene el inconveniente de no llegar a desconectar del todo; siempre parece que trabajas o estás en tu casa, confundiendo así la semana laboral con el fin de semana. Esto puede cansar y disminuir la productividad. Por ese motivo hay que dedicar una especial atención al centro de trabajo en casa, para que, en la medida de lo posible, sea un espacio que —estando integrado en la vivienda— permita distanciarnos y así mejorar el rendimiento.

El concepto de oficina tal y como la conocemos a día de hoy podría dejar de existir en un futuro próximo. Especialmente en las grandes ciudades, comienza a parecer innecesario gastar tiempo en desplazarse cuando muchos trabajos se pueden hacer con un ordenador desde cualquier parte con conexión a Internet.

Una posibilidad factible en el futuro son las oficinas satélite. Son lugares acondicionados para realizar el trabajo adecuadamente, pero no situadas en la propia empresa. La idea es que, si tienes que realizar por ejemplo una videoconferencia, el entorno se vea profesional. En fin, estas son ideas y conceptos que seguramente veamos implementados en sectores o áreas de negocio en un espacio de tiempo no muy lejano.

José Antonio Marta es director general de Hermarta Arquitectura, empresa con más de 30 años de experiencia, especializada en la gestión y ejecución de espacios interiores (oficinas, industrial, retail). A favor de las instalaciones sostenibles, Hermarta (en Twitter, @hermartasl) desarrolla soluciones no agresivas para el medio ambiente, utilizando materiales y métodos no contaminantes. Ubicada en Barcelona y con delegación en Madrid, fabrica e instala sus soluciones en toda España. Mediante su marca comercial de productos Envatech, exporta a varios países de Europa y África mediante su red de distribuidores y delegaciones propias.