En verano, sobre todo en julio y agosto, las empresas suelen quedar vacías y la productividad puede bajar. Para mantenerse activas y no cerrar, muchas pymes organizan turnos para las vacaciones. “Sin embargo, una mala organización hace que los que están trabajando no puedan resolver ciertos problemas y deban esperar a que vuelva el compañero. Esto convierte a la empresa en un caos y hace que muchos clientes estén insatisfechos”, aseguran los responsables de SumaCRM, empresa que ha desarrollado y comercializa un software CRM —para gestionar las relaciones con los clientes— localizado en la nube y pensado para las pequeñas empresas.

El emprendedor y fundador de SumaCRM, Tomás Santoro, habla de su propia experiencia: “En los últimos 10 años he montado cuatro empresas. Con las dos primeras, Bocetos y Totombola, tengo que reconocer que los primeros años el verano era un caos. Hasta que eso cambió a una oportunidad. Probé casi todos los CRM del mercado, pero estaban pensados y diseñados para grandes empresas y no se adaptaban a las pymes como la nuestra, así que decidí desarrollar mi propio CRM, que cubre nuestras necesidades de pequeña empresa”.

Ventajas del CRM
Un software CRM puede registrar todas las conversaciones que se tengan con un cliente (vía emails, llamadas, reuniones…). También registra notas privadas y actividades realizadas o pendientes por hacer. Toda la información se queda guardada de manera cronológica y es accesible a un sólo clic en la ficha de ese cliente. De esta forma, en vacaciones, cualquier persona puede acceder a la información y sustituir al compañero que está de vacaciones.

Junto a ello, al poder continuar el resto del equipo el trabajo de otro, con cero esfuerzo, todos los empleados aprenden de la forma de trabajar de sus compañeros. Y no sólo eso, cada trabajador puede dar feedback tanto de lo que cree que está bien como de lo que él piensa se puede mejorar.

Antes de existir los CRM, quienes se iban de vacaciones tenían que dejar reportes de su trabajo que en muchos casos consisten en escribir documentos, reenviar emails y hacer una reunión en la que le cuentas con todos los detalles en qué fase estás con cada cliente. Esto supone que, aunque la empresa no cierre, todos sus trabajadores dedican al menos un par de jornadas a dejar todo listo para pasárselo al compañero. Un CRM facilita el intercambio de tareas.

“Esta facilidad de intercambiar tareas e información cobra aún más relevancia en el caso de una baja. Normalmente, las vacaciones son programadas y, aunque nos lleva tiempo, nos permite hacer esas reuniones y reportes para los compañeros. Pero cuando hay una baja por una enfermedad inesperada es bastante común acabar con clientes enfadados o desinformados porque los otros miembros del equipo no han hecho lo que el cliente necesitaba o esperaba”, explica Santoro.

Un 50% más de productividad
“Un CRM ayuda a aumentar la productividad de las empresas en un 50%. Estos softwares de gestión ayudan a organizar el día a día, pero también a que cualquier persona de la empresa pueda retomar la actividad de otra, cuando se va de vacaciones o se produce una baja”, añaden los responsables de SumaCRM en su comunicado.

Santoro asegura de que “perdemos muchísimo tiempo cada día buscando emails con información de clientes, o respondiéndolos y solicitando información a otros. Si a esto sumamos que parte del equipo está de vacaciones, las búsquedas son aún más tediosas y muchas veces no tenemos acceso al email del compañero con la información que necesitamos. Además, hay información que se ha recibido a través de llamadas y rara vez queda reflejada en ningún sitio. Un CRM almacena toda esta información y facilita el acceso de otros compañeros”.

Por tanto, “el CRM ayuda a la optimización de procesos internos y aumenta la capacidad de análisis y gestión. Gracias a esta herramienta los equipos pueden organizar mejor el trabajo sin que quede ninguna tarea sin hacer, incluso cuando algunos miembros están de vacaciones o hay alguna baja médica. La atención al cliente es más exhaustiva, pues ninguna de las peticiones o preguntas queda sin contestar. Las pymes se han dado cuenta de la importancia de la organización interna y actualmente invierten y apuestan por todo avance que les pueda ayudar en su gestión tanto interna como con clientes”, concluye el comunicado de SumaCRM.

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