Al teletrabajar, puedes estar a kilómetros de distancia de tus compañeros de la oficina central, o bien todos los miembros tu equipo, ubicados en una localización diferente. “Aunque dependerá en gran medida del tipo de negocio en el que te desenvuelves”, como destaca la profesora de Spain Business School y consultora especializada en social media Montse Mansilla, “y de lo que realmente funcione de forma óptima”. Mansilla propone una selección de las mejores herramientas digitales a fin de ayudarte en el desempeño adecuado de tus funciones, de cara a:

♦ Mejorar la comunicación en equipo. Slack es una herramienta muy popular que combina características de chat de texto, audio y video. Las conversaciones se pueden organizar en canales basados ​​en miembros del equipo, proyectos o cualquier otra cosa que sea pertinente para tu organización. Los miembros del equipo pueden abandonar o unirse a dichos canales en cualquier momento, a diferencia de las largas y pesadas cadenas de correo electrónico. Slack también tiene una función de historial de búsqueda que permite a los usuarios encontrar fácilmente chats pasados ​​e información compartida en muy poco tiempo. Además, esta aplicación de comunicación incluso te permitirá compartir documentos como PDF, imágenes y videos. Otras opciones: Google Hangouts Chat, Chanty, Microsoft Teams, Aircall, etc.

♦ Almacenar y compartir archivos. Google Drive es un servicio en línea para almacenar y compartir archivos digitales. En cualquier caso, es una herramienta útil, pero especialmente si también se están utilizando otros productos de Google como Docs, Gmail, etc. También se puede emplear para guardar y trabajar con archivos de otros sistemas como Microsoft y Apple. Google Drive es nuestro almacenamiento en la nube en el que podemos:

• Acceder a archivos sin conexión desde dispositivos móviles, y reorganizarlos por tipo de proyecto y prioridad.
• Establecer diferentes permisos de uso compartido para cada documento, carpeta o usuario, y asegurarse de que los archivos estén disponibles para las personas idóneas. Otras alternativas: iWork, Dropbox, OneDrive, …

♦ Enviar archivos. WeTransfer es una plataforma en línea basada en la nube. Diseñada para permitirte transferir diferentes tipos de archivos de forma gratuita a otros usuarios en Internet. Su principal ventaja frente a otros servicios similares como Dropbox o Box.net es que WeTransfer no te obliga a crear una cuenta para poder utilizarlo. Tampoco la persona que va a recibir el archivo tiene que crearse una cuenta. El plan WeTransfer Pro también te ofrece tu propia nube personal con un espacio de hasta 100 GB, la posibilidad de proteger tus archivos con contraseña, personalizar tus correos, o el aspecto de la página desde la que los receptores pueden descargar los archivos. Otra herramienta útil es Ydray

♦ Organizar reuniones y conferencias. Zoom es un servicio de videoconferencia basado en la nube que puedes usar para reunirte virtualmente con otros, ya sea por video, audio o ambos, todo mientras se realizan chats en vivo. El plan básico es bastante completo. Puedes convocar hasta 100 participantes y reuniones ilimitadas que no sobrepasen los 40 minutos. Ofrece funciones de videoconferencia como compartir pantalla, la capacidad de marcar desde un teléfono y, lo más importante, el uso de fondos virtuales y retoques. Además, puedes grabar tu reunión, programar con extensiones de Chrome, enviar mensajes grupales y utilizar una pizarra virtual. Pero existe más posibilidades: Adobe Connect, Cisco Webex, Whereby, etc.

♦ Gestionar proyectos. Trello es una herramienta de colaboración que brinda una visión general y visual de todo lo que se esté llevando a cabo, quién está trabajando en ello y hasta dónde se ha llegado. Cada tarea se organiza en una tarjeta que a su vez permite adjuntar listas, enlaces, contenidos y fechas de vencimiento, así como clasificarlas con etiquetas, y mencionar a los miembros implicados en cada una de ellas. La plataforma está ligeramente inspirada en el sistema de placas KanBan desarrollado por Toyota como una buena forma de manejar la flexibilidad y mantener altos los niveles de producción. Más opciones: Asana, AirTable, Monday, Hibox…

♦ Administrar tu correo electrónico. Spark es una aplicación inteligente con múltiples y variadas funciones. Puede separar los emails recibidos por tipos como: Personal, Pines, Boletines informativos, etc. Spark también te permite limitar las notificaciones, por lo que puedes configurarlo para que solo te notifique los correos electrónicos importantes. Cuenta también con recordatorios de seguimiento, programación de correos electrónicos, búsquedas inteligentes, barra lateral personalizable y varias herramientas de colaboración. Mailbird,  Spike, ThunderBird o Inky, entre otras.

♦ Optimizar el tiempo. Google Calendar es un servicio potente y gratuito que puedes usar para organizar tu agenda y coordinar eventos con otros usuarios. Tiene muchas características útiles, incluida la capacidad de compartir calendarios con otros y cambiar fácilmente lo que se muestra en tiempo real. Puedes acceder a tu calendario desde cualquier computadora o dispositivo móvil siempre que hayas iniciado sesión en su cuenta de Google. Hablamos de una excelente herramienta de gestión de tiempo que te permite mantener tu propio horario, coordinar equipos en reuniones y sesiones de trabajo. Puedes probar también: IDoneThis, RescueTime, GetPocket o Toggl.

♦ Realizar diseño y desarrollo de ‘software’. Github es una aplicación para el desarrollo de software y código centrada en el trabajo en equipo. Permite a los usuarios adquirir roles en los equipos y garantizar permisos dentro de ellos. La herramienta cuenta con un chat con herramientas de moderación para mantener el seguimiento en los proyectos. Es de código abierto y entre sus funciones cuenta con una opción para establecer guías comunitarias o códigos de conducta. La gran ventaja de GitHub es que evita que sobrescribas accidentalmente el trabajo de otra persona (o incluso el tuyo), y también hace un historial de cambios para que puedas volver a ellos si lo necesitas. Otras alternativas son: Adobe Creative Cloud, Chrome Dev Tools, Figma o Atom

♦ Mejorar la productividad. Teamleader es la plataforma que constituye un CRM online, gestión de proyectos, facturación, soporte e incidencias. Se centra más en la gestión de la relación con los clientes (Customer Relationship Management) que en el trabajo en equipo. Permite gestionar la base de datos de contactos y clientes, enviar o automatizar las facturas de forma profesional y gestionar los proyectos. Es decir, ofrece información de los que funcionan bien y de cuáles necesitan más atención, de manera que el tiempo empleado en cada uno de ellos quede registrado para mejorar la rentabilidad. Prueba igualmente: Focusmate, TimeDoctor o Chimp or Champ…

♦ Escribir y editar textos. Microsoft Office Online pone a disposición de los usuarios una versión de Office gratuita y basada en la nube. Además de Word, encontrarás otras herramientas más populares como Excel y PowerPoint. Su integración con OneDrive es total, haciendo que tus documentos siempre sean accesibles. Cuenta con la mayoría de funciones de la versión regular de Microsoft Office, siendo por tanto una de las mejores alternativas gratuitas para trabajar con tus archivos. Dispone de aplicaciones para iOS y Android. Otras opciones: Google Docs, Evernote, Libre Office, Authorea…

«Esperamos que esta lista de las herramientas de teletrabajo más representativas te ayude a minimizar esfuerzos. Es importante que escojas la que ofrezca las características que mejor satisfagan las necesidades de tu negocio. Seguro que te servirán para estar conectado y realizar un seguimiento correcto de tus tareas y proyectos, así como a todos los miembros del equipo que se encuentren en el mismo entorno virtual», concluye Montse Mansilla.

Más información
⇒ Leer los Cinco consejos para mantener la productividad al teletrabajar desde casa
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