Aunque en Deiser hemos podido trabajar en remoto desde siempre, ha sido ahora cuando lo hemos hecho con todo el equipo a practicando el teletrabajo. Nuestro aprendizaje se ha basado en tres pilares fundamentales:

1.- Cultura empresarial
Las personas pueden cambiar su comportamiento y empezar a modificar la cultura corporativa, que no cambia de un día para otro. Aunque en Deiser siempre hemos trabajado las relaciones personales, la autonomía, la responsabilidad y la integridad de los empleados, siempre aportando transparencia en los objetivos perseguidos, algunos aspectos de nuestra cultura se han visto reforzados. Por poner un par de ejemplos:
♦ Conexión. Tras conocer que debíamos quedarnos todos en casa, lo primero que hizo nuestro CEO Guillermo Montoya fue planificar dos sesiones semanales a las que llamó Good Morning Vietnam (recordando la película de Robin Willams). Las sesiones, no obligatorias, consistían en reuniones vía Microsoft Teams de unos 20 minutos de duración, para explicar la situación de la empresa: qué personas del equipo se habían contagiado y recuperado, cuáles eran las novedades de Atlassian, las ventas especialmente importantes, nuevos clientes, etc. Estas reuniones ha sido la manera perfecta de estar conectados y de mantener la sintonía entre todos.
♦ Confianza. El nivel de transparencia en Deiser siempre sido muy alto, y cuando ha faltado o ha fallado la comunicación, la confianza se ha visto afectada. Durante el confinamiento, hemos tenido que esforzarnos para optimizar la comunicación, que en remoto casi siempre era síncrona. Sin embargo, lejos de ser un problema, esto también ha supuesto un refuerzo para nuestra confianza.
No se trata sólo de tener unos valores y una cultura con predisposición para el trabajo remoto, es necesario tener un nivel de adaptación elevado. Solo así se puede crear o cambiar la cultura, surgiendo esos valores de manera natural. Nuestro papel debe ser el de agentes canalizadores o aceleradores, no obstaculizadores de la transformación.

2.- Comunicación interna
Si todas o la mayoría de las personas trabajan en remoto, es necesario tener identificado el tipo de comunicación y procurar que todas sepan cómo usarlo. Un ejemplo: hace unos años en Deiser compartimos que “importante” no es lo mismo que “urgente” y que lo “asíncrono” es tan necesario como lo “síncrono”.

Durante estos meses, hemos reforzado la comunicación asíncrona y hemos incorporado mecanismos, como los estados del Teams, para saber si una persona está disponible o no. También hemos incorporado una sala por equipo para avisar cuándo iniciamos las reuniones y cuándo las abandonamos, de forma que todos puedan consultarlo.

Y no sólo hay que trabajar los flujos de la comunicación, también es importante que cada miembro del equipo reflexiones sobre su manera de comunicarse. Destaco algunos cambios que permiten una comunicación más fluida con el resto del equipo:
♦ Comunicar con respeto. Si todos compartimos el mismo huso horario, sólo deberíamos enviar un mensaje «a deshoras» si se sabe con seguridad que esa persona está trabajando por alguna razón.
♦ Utilizar alguna etiqueta. Cuando se va a decir algo importante, pero no realmente urgente ni es una alarma, podemos utilizar nopanic, al principio del mensaje, así nadie se alarma al recibirlo.
♦ Los debates, mejor personales. Si un tema provoca controversia es preferible llevarlo a canales donde sólo estén las personas involucradas. Los debates escritos suelen desarrollar hilos interminables que no aportan valor.

3- Procesos y herramientas de ‘software’ adecuadas
Tras años trabajando con las herramientas de Atlassian, gracias al teletrabajo las valoramos más, al igual que nos ha pasado con todo lo que hemos definido y automatizado con anterioridad. Además, durante estos meses, hemos mejorado algunas actitudes que indudablemente ayudan:
♦ El proceso de incorporación de nuevas personas a DEISER. Se ha optimizado la ficha que tenemos para el Onboarding. Al recibir a personas al equipo, hemos probado como podían aprender a utilizar el trabajo remoto desde el principio con muy buenos resultados.
♦ Conexión desde casa. En el momento en el que alguien tiene mala conexión lo tratamos. El soporte es fundamental. DEISER ha puesto a disposición de los miembros del equipo todo lo necesario para que el puesto de trabajo sea el óptimo para poder desempeñar el trabajo de la mejor manera posible.
♦ Las herramientas (Profields)  para que los suscriptores  y el área de negocio no tengan que preguntar constantemente por la situación del servicio de bolsas de horas y reciban un informe semanal con un resumen.
♦ En el equipo de Producto hemos retomado las reuniones diarias habladas. Hace un tiempo que la hacíamos por escrito, pero hemos visto que, con todos en remoto, es mucho más fácil conectarnos 10-15 minutos cada mañana y compartir la información.
♦ Incorporamos algunas automatizaciones adicionales en las herramientas para mantener la comunicación constante.
♦ El Área de Personas de Deiser ha adoptado el uso de Nailted —antes restringido a las personas de ese departamento— para reconocer el trabajo de toda la plantilla o para enviar feedback. Les permite estar en contacto directo con los distintos equipos y poder medir el sentimiento general de la empresa en un momento tan delicado como el actual.                   

Tener las herramientas adecuadas es el primer paso para facilitar el trabajo remoto. Además de automatizar todo lo posible, es necesario crear mecanismos y usar herramientas que potencien la transparencia y la comunicación. Por último, hay que tener una actitud de mejora continua, tanto para los procesos como para las herramientas. Si la cultura empresarial no contempla el trabajo en remoto, no queda otra opción que adaptarse constantemente a la demanda de las personas (clientes, empleados, proveedores) y trabajar los procesos y herramientas de software para facilitar el trabajo a distancia.

El cambio, que es cuestión de tiempo, supone: mejorar la cultura con visión de largo plazo; trabajar en las comunicaciones internas transmitiendo a toda la plantilla que deben mejorar y alinear sus habilidades comunicativas, y trabajar a corto plazo en los procesos y herramientas. Automatizar todo lo que puedas y reducir, siempre que sea posible, la duplicidad de tareas y el exceso de uso de herramientas es clave. Si quieres conocer más sobre las ventajas que ofrece Profields para mejorar tus comunicaciones en Jira, además de las posibilidades de integración con otras apps, te invitamos a visitar la   página de Profields en español.

Leo Díaz Murillo (en Twitter, @leodmurillo), jefe de producto en Deiser (@deiser), empresa tecnológica que enfoca su negocio hacia la implantación, explotacion y mejora de soluciones de la marca Atlassian.

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