Las empresas deben estar donde están sus clientes. Por ello, el verano no es igual para todas las organizaciones. Para algunas puede ser una época de baja productividad, mientras que para otras puede ser una época estacional que aglutina la máxima carga de trabajo, especialmente tras las disrupciones que hemos sufrido y la incertidumbre que vivimos en la actualidad.

Aun así, sea en verano o en invierno, todas las personas de todas las organizaciones necesitan programar un tiempo durante el año para romper rutinas, tener contacto con nuevos contextos, inspirarse, descansar, hacer fluir nuevas ideas, potenciar la creatividad y garantizar que tienen la fuerza necesaria para ganar en el mercado.

Es importante que los líderes confíen plenamente en la capacidad de sus equipos y, tanto ellos como sus colaboradores utilicen un tiempo para relajarse, encontrar nuevas ideas y reflexionar sobre cómo pueden hacer cambios que ayuden a alcanzar los objetivos de su organización.

Todos los especialistas coinciden en que, tras unos días de asueto, la creatividad florece, las ideas comienzan a fluir y las relaciones con los compañeros mejoran. Y las empresas, como organizaciones formadas por personas que son, también requieren la actualización de algunas mecánicas que lastran la búsqueda de los objetivos.

Jonathan Escobar es CEO de ActioGlobal, empresa especializada en la transformación de organizaciones en todo el mundo en diversos sectores. Tras haber ayudado a muchas empresas a incorporar eficazmente las mejores prácticas organizativas de Alto Rendimiento, considera que el llamado “overwork” es un problema común a todas ellas.

¿Qué significa este anglicismo? El overwork es el exceso de trabajo poco productivo que muchas veces nos desvía de los objetivos reales: reuniones no enfocadas a la toma de decisiones, la duplicidad de labores y actividades y procesos que no son de utilidad para el propósito y la misión de la organización.

Según Escobar “la mayoría de las empresas pecan de tener gobernanzas basadas en foros y reuniones que solo sirven para reafirmar el statu quo, donde se muestra un número preocupante de diapositivas de power points para reportar cosas que muchas veces ya se conocen porque ya se han comunicado, y donde se presentan actividades y proyectos que no tienen objetivos claros y medibles y probablemente van a acabar en una carpeta en la nube”.

Esta pérdida de tiempo provoca en muchos una sensación de sobretrabajo. El verano supone un descanso en las actividades laborales que los responsables de las empresas deben utilizar para realizar un reset, para replantear los métodos de trabajo de la organización incorporando, eliminando o cambiando hábitos que han resultado poco saludables o improductivos.

Según afirma Jonathan Escobar, hay cuatro elementos que generan overwork:

• El tiempo dedicado a reuniones improductivas, que suponen energía perdida
• La falta de foco hacia un objetivo concreto que marque la dirección para todos los miembros de la organización en sincronización
• La falta de tiempo para concentrarse en el “Deep work”, ese trabajo realmente importante
• La falta de equilibrio entre momentos de trabajo y espacios para poder reenergizarse y volver con más fuerza

Escobar propone la simplificación de todo el sistema de reuniones eliminando aquellos procesos que resulten redundantes. Para ello, lo primero es tener claro el motivo de cada reunión y qué se espera de ella, cuál va a ser su contenido y quiénes son las personas que deben participar descartando a los oyentes.

“Además es importante saber elegir el canal adecuado según cada caso, presencial u online, y marcar una serie de buenas prácticas”, indica Jonathan Escobar. Su duración, en contraste con lo que es habitual en las empresas españolas, no debe ser mayor de 15 minutos porque “estos encuentros deben servir sólo y exclusivamente para tomar decisiones, nunca para reportar el trabajo realizado” añade Escobar. Y, por último, es importante establecer una cadencia, un ritmo de reuniones que las haga más efectivas.

También es muy importante y poco habitual acordar un timeboxing de la semana. Hay que fijar tanto los momentos reservados para que los equipos se puedan sincronizar y autoorganizar para conseguir los objetivos, como los momentos que son meeting-free en las agendas: espacios de concentración para poder realizar el trabajo de detalle, el “Deep Work”, sin miedo a ser interrumpidos con reuniones, porque éstas estarán terminantemente prohibidas. Jonathan Escobar afirma que “esto es especialmente importante en las organizaciones tecnológicas donde hay personas programando que requieren una alta concentración”.

Y, por último, buscar el equilibrio, establecer buenas prácticas de desconexión digital donde se respeten los “estados” de los componentes y evitando enviar notificaciones.

¿Cómo eliminar el overwork?

En resumen, estas son las pautas que ActioGlobal propone para el mejor funcionamiento del día a día de las organizaciones:

• Solo realizar reuniones cuando haya un resultado claro por conseguir, por ejemplo, tomar una decisión ante varios escenarios bien definidos con datos.
• Los asistentes deben tener una responsabilidad clara antes, durante y después de su realización.
• En ellas se debe hablar con transparencia y honestidad, evitando politiqueos.
• No deben servir para reportar el pasado, sino para la toma de decisiones que impacten en el futuro.
• Los líderes no deben asistir para ser informados del trabajo realizado sino para desbloquear a los equipos en aquellos puntos que están fuera de su alcance.
• El power point no es necesario para tomar decisiones y, si se utiliza, debe ser lo más escueto posible, en formato one-page y con cifras que nos ayuden a la toma de decisiones.
• El estándar de reunión debe ser de 15 minutos, no de 1h como ocurre ahora.
• Toda comunicación interna debe ser transparente y se debe realizar a través de canales abiertos, evitando los emails en la medida de lo posible.