Aunque parezca mentira, aún quedan empresas que no emplean un software de facturación factusol o alguno similar en su día a día, llegando a hacer las facturas a mano con boli y papel, algo que, a día de hoy, no es viable.

Se trata, sobre todo, de pequeños autónomos que aún no han decidido  dar el paso, el cual ya dieron las empresas de mayor tamaño hace  décadas.

Se minimizan los errores

Cuando se realiza una factura, hay una numeración que debe ser  correlativa y sin fallos. Eso lo ejecuta solo un software, el cual  incluso permite tener varias series sin que tengamos que hacer nada.

Sin embargo, al realizarlas a mano, hay que escribir este número, por  lo cual siempre puede haber errores, complicando todo el proceso cuando  hay que anular una, se tiene que rectificar o emitir una con los  cambios ya hechos, etc.

Ahorro de tiempo

El ahorro de tiempo que proporciona un programa de facturación es  enorme. Por ejemplo, cualquier autónomo o pequeña empresa tiene clientes  recurrentes o fijos y estos programas evitan tener que escribir sus  datos cada vez.

Con un simple clic, se autorrellenan los datos del cliente y del autónomo o la empresa,  y lo mismo sucede con los impuestos, dependiendo de si la factura se  emite a un profesional o a un particular, pudiendo generar plantillas en  las que solo hay que escribir la cantidad y el programa la autogenera.

Gráficos de ganancias e impuestos

Toda empresa tiene que llevar un buen control de la tesorería, pero  es aún más importante en los pequeños autónomos, para los cuales dos o  tres impagos les supone un quebradero de cabeza.

Esto puede ser un caos con las facturas en papel, pues hay que hacer  “montones” con las emitidas, las que están a la espera de pago, las que  aún no se han enviado, las pagadas, etc., y no es raro que se pierda  alguna.

Empleando un software esto se hace de forma automática y se  pueden ver gráficos con las ganancias, los impagados e incluso los  impuestos que se van pagando, lo cual es muy útil a la hora de  ver cuánto IVA se ha acumulado con el fin de no tener sorpresas cuando  haya que pagar el trimestre.

Facturas siempre localizadas

La mayor parte de estos programas están en la nube, lo que quiere  decir que se guardan en un servidor remoto del que se encarga la empresa  que proporciona la solución de facturación.

Dicho de otro modo, esto significa que esas facturas siempre están disponibles y que, en caso de necesitar una, solo hay que buscar por la numeración,  el cliente, la fecha, etc., de modo que se localiza en segundos y jamás  se pierde.

Facilita mucho la gestión del día a día, se puede emitir un duplicado  a un cliente si la solicita (por ejemplo porque se la piden en un SAT  de un electrodoméstico o ha perdido la que se le facilitó en su momento)  y si Hacienda requiere una, o un grupo de facturas, se localizan  enseguida y se les pueden remitir en formato electrónico o en papel.