Nos encontramos ante una etapa de digitalización de servicios en casi todos los ámbitos de la industria, incluida la hostelería que ha ido evolucionando a pasos agigantados gracias a la introducción del Software TPV para bares y restaurantes. En los últimos años, la demanda de las nuevas tecnologías en bares y restaurantes ha crecido enormemente gracias a una considerable simplificación y rapidez en los procesos de gestión, consiguiendo una mejora en la rentabilidad del negocio y una mejora en la relación con los clientes.

En este artículo vamos a ver los beneficios y ventajas de los sistemas TPV para bares y cafeterías y cómo optimizar y facilitar el trabajo en tu día a día y el de tus empleados.

¿Qué es el Software TPV?

Un tpv para bares y restaurantes trata de un software o sistema informático que nos permite llevar a cabo toda la gestión del punto de venta del negocio de una manera más fácil y accesible para los hosteleros.

Esta herramienta digital nos ofrece un gran repertorio de funcionalidades que acercan al negocio hacía una mayor eficacia del servicio y una mejora de la gestión. Algunas de las acciones que se pueden llevar a cabo con un tpv para bares y restaurantes son el control de comandas, la comunicación directa con cocina, el seguimiento de mesas o un mayor control en los cierres de caja y facturación, entre otras.

Beneficios Clave del Software TPV

Un buen TPV en hostelería te brindará la capacidad de monitorear y controlar la mayoría de las funciones de tu negocio, ya sea de forma interna o remota. Los informes de ventas te permiten acceder a los datos sobre tu mercado, lo que te permitirá dedicar más tiempo a otras áreas, como aumentar el número de tus clientes. Comprender las tendencias de compra y monitorear los datos del rendimiento de las ventas es crucial para el crecimiento de tu negocio.

Incluso aunque seas el propietario de un bar o un restaurante pequeño, te habrás dado cuenta de que es difícil controlar y gestionar todo lo que sucede en tu establecimiento y es muy difícil hacerlo todo uno mismo. Por eso es tan importante invertir en la tecnología que te ofrezca a ti y a tus empleados el soporte técnico necesario para que las operaciones diarias fluyan sin problemas. Estos son los beneficios más relevantes de un software TPV para bares y cafeterías:

– Control de inventario:

Mantén un seguimiento en tiempo real de tu inventario, controlando los ingredientes y evitando escasez. Además, obtén un análisis detallado de costos y beneficios para una gestión financiera óptima. El software TPV puede ayudar a optimizar sus pedidos al proporcionar información en tiempo real sobre el stock de su inventario, los precios y la demanda.

El programa facilita el trabajo del departamento administrativo de las cafeterías, porque organiza todos los albaranes y facturas en la misma plataforma de forma digital, pudiendo acceder a los documentos cada vez que se desee. Teniendo estos datos en un mismo lugar, es posible comparar precios, llevar un registro adecuado de los ingresos y gastos y mejorar el control de las facturas de los proveedores. De esta manera, el software hace posible que el personal se dedique a lo más importante: ofrecer un servicio y atención de calidad.

– Optimización de pedidos:

Gracias al control de inventario, puedes reducir el desperdicio y mejorar la eficiencia. Identifica los productos que se consumen más rápido y los que apenas piden tus clientes. Esto os ayudará, a ti y a tus empleados, a realizar pedidos más precisos.

Además, el software TPV puede ayudar a bares y cafeterías a realizar un seguimiento de los precios de los productos. Esta información puede ayudar a los negocios a asegurarse de que están pagando el mejor precio posible, ajustar su margen de beneficio y a estudiar a la competencia.

– Mejora de la experiencia del cliente:

Como una solución que nace para ayudar a los empresarios a obtener mayor rentabilidad de su negocio, los TPV de hostelería están diseñados como sistema flexible que simplifica los procesos de gestión de las cafeterías en un solo lugar. Por medio de este, los camareros pueden tomar las comandas en mesa o en barra de una manera más rápida y enviar el pedido a la cocina para agilizar la entrega de los pedidos. También es posible organizar la carta, facilitar la realización de cobros y modificar cualquier elemento del menú, como realizar ajustes de precios antes de comenzar el servicio.

La transformación digital sigue progresando en el mundo y precisamente una de las herramientas que está revolucionando los pagos digitales es el código QR; éste se ha convertido en una opción popular para las transacciones sin contacto, ya que se pueden utilizar simplemente en un teléfono móvil y sin necesidad de tocar una terminal o entregar una tarjeta de crédito o débito. El uso de códigos QR facilita el proceso de pago y elimina la necesidad de esperar en filas o interactuar con cajeros, lo que hace que la experiencia de compra sea más ágil y cómoda.

Esto reduce significativamente las colas, facilitando el tránsito de los clientes de forma más rápida. El buen trato con los clientes es fundamental para que se genere un correcto funcionamiento de un negocio y lograr establecer relaciones duraderas en el tiempo.

Atiende a tu cliente sin prisas ni carreras, envía cada comanda a la cocina de forma ordenada y ofrece a tus empleados toda la información para mejorar la atención: recomendaciones, alérgenos, fotos de los platos e ingredientes.

Gestión Eficiente de Cafeterías con TPV

Gracias a la incorporación de software tpv todos tus empleados ganarán rapidez en los servicios y realizarán acciones de una manera mucho más sencilla, como por ejemplo la toma de pedidos, el envío de comanda a cocina, la colocación de un grupo en una mesa, el cierre de caja… con un simple toque a la pantalla podrás realizar infinidad de tareas de manera totalmente automatizada y sin dar lugar a error.

– Gestión de Mesas:

Una vez que se han logrado simplificar las tareas el tiempo se reduce considerablemente. Debemos conseguir emplear nuestro tiempo y el de los empleados en sacar el mejor partido a nuestro negocio y el TPV puede convertirse en un gran aliado de esta tarea.

Un Software TPV para bares y cafeterías cuenta con infinidad de procesos de gestión que te permitirán efectuar tareas como trasladar a los comensales de barra a mesas, aplicar promociones o descuentos en las facturas o dividir las comandas por personas… En hostelería el tiempo es oro y es muy importante distribuirlo y gestionarlo siempre de la mejor de las maneras. Con un tpv para bares y restaurantes tendrás la posibilidad de introducir y gestionar la disposición de las mesas en la sala para controlar reservas, pedidos y cuentas de todas las mesas. Los camareros también se pueden asignar a ciertas mesas a través del sistema.

– Agilización de pagos:

Un TPV para cafeterías te permitirá adaptarte a cada cliente dependiendo de las necesidades. Podrás imprimir tickets, efectuar pedidos separados y generar facturas de una forma muy sencilla. Además, las facturas se enviarán de forma automática al email del comensal.

Además, aumenta la satisfacción y la fidelidad de los mismos ya que les ofrece varias formas de pago para que puedan elegir la que prefieran. Integrar todos ellos (efectivo, tarjeta débito/crédito, máquina automática de cobro, Google Pay…) es muy sencillo.

Casos de éxito de bares y cafeterías tras la implantación de un TPV de hostelería

A continuación, mostramos algunos estudios de casos reales que han experimentado mejoras con un TPV:

El Bar La Taberna de Villoa es un pequeño bar de tapas situado en el centro de Madrid. El bar tenía problemas para gestionar los pedidos y el servicio, lo que provocaba largas colas y tiempos de espera. El bar decidió instalar un TPV para agilizar el proceso de pedido y pago. El TPV permitió al bar reducir el tiempo de espera de los clientes y aumentar la eficiencia del servicio.

«El TPV nos ha ayudado a agilizar los pedidos y pago, lo que nos ha permitido la fluidez de tránsito y evitar las quejas en las colas». 

El Café Les Filles se encuentra en el centro de Barcelona. Las camareras no conseguían comunicar con rapidez al obrador las comandas de sala y terraza en hora punta, lo que provocaba la insatisfacción de los clientes por la larga espera y que muchos se fueran sin llegar a consumir. Desde la implantación del TPV y sus PDA’s conectadas, los pedidos se recepcionan en el obrador a tiempo real, evitando fallos de comunicación y aumentando la rapidez del servicio.

“Ahora venimos a trabajar de mejor humor, sin agobios, y eso se refleja en nuestra cara y en el trato al cliente. Nosotros trabajamos motivados y bien coordinados, y los comensales se van con una sonrisa tras el mejor de sus desayunos”.

El Restaurante Caza Juan se encuentra a las afueras de Sevilla y está especializado en carnes a la brasa y eventos. El restaurante tenía problemas para gestionar los pedidos y el stock, consiguiendo que mucha comida acabase caducando y que hubiese carencia de algo tan básico como la sal por falta de organización, control y gestión. El restaurante decidió instalar un TPV para registrar la trazabilidad, los pedidos y la compra a proveedores. Desde entonces, ni se tiran productos ni hay escasez de alimentos básicos, con lo que pueden dar un servicio óptimo de toda su carta al gusto de sus comensales.

“Era muy frustrante tener que decirle a nuestros clientes que no nos quedaba perdiz o alguna otra especialidad de la casa. Ahora podemos ofrecer de todo y saber qué alimento abunda en la cocina para ofrecerlo como plato del día y evitar que sobre”.

Consejos para la Implementación del TPV

Antes de implantar un TPV, es importante tener en cuenta algunos factores para elegir el sistema adecuado y garantizar una implementación exitosa. En GLOP llevamos 25 años asesorando a clientes para conseguir la máxima rentabilidad en sus negocios de hostelería, hemos adquirido la experiencia de conocer al hostelero y saber solucionar sus necesidades, es por eso que queremos ofrecerte esta pequeña guía con consejos para que la implantación de tu Software TPV para restaurantes sea todo un éxito:

1. Elige el TPV adecuado.

Existen muchos sistemas TPV diferentes en el mercado, por lo que es importante elegir el que mejor se adapte a las necesidades específicas del negocio. Algunos factores a tener en cuenta a la hora de elegir un TPV son:

• El tamaño del negocio.
• El tipo de negocio (bar, cafetería, restaurante, etc.).
• Las funciones que se necesitan (gestión de inventario, control de ventas, etc.).
• El presupuesto disponible.
• Elegir un proveedor que cumpla con toda la normativa vigente y esté homologado para la nueva ley Antifraude, Factura electrónica y Ticket Bai.

2. Planifica la implementación.

Una vez elegido el TPV adecuado, es importante planificar cuidadosamente su implementación. Esto incluye:

• Elegir la ubicación adecuada para el TPV.
• Capacitar a los empleados en el uso del TPV.
• Crear un plan de respaldo en caso de que el TPV falle, contando con el mejor servicio post venta y el asesoramiento experto de tu proveedor.

3. Implementa el TPV.

La implementación del TPV debe realizarse de forma gradual para minimizar las interrupciones en el negocio. Esto puede implicar:

• Empezar por utilizar el TPV para las ventas en caja, luego comandas para las mesas y comandas en cocina.
• Ampliar gradualmente el uso del TPV a otras áreas del negocio, cómo empleados, compras, pedidos, etc.

4. Haz un seguimiento de los resultados.

Una vez implantado el TPV, es importante hacer un seguimiento de los resultados para evaluar su eficacia gracias a los informes proporcionados por tu nuevo sistema de gestión. Esto puede implicar:

• Realizar un seguimiento de las ventas.
• Realizar un seguimiento del tiempo de espera de los clientes.
• Realizar un seguimiento de la satisfacción de los clientes.

5. Actualiza el TPV con regularidad.

Los sistemas TPV evolucionan constantemente, por lo que es importante actualizar el sistema con regularidad para aprovechar las nuevas funciones y mejorar la seguridad. Contrata a un proveedor que esté al día de todas las novedades y actualizaciones del sector.

Siguiendo estos consejos, los propietarios de bares y cafeterías pueden implantar un TPV con éxito y mejorar la eficiencia de su negocio.

Consideraciones Finales

Unifica en una única herramienta la gestión de tu establecimiento. Un sistema TPV para bares y cafeterías acaba con la duplicidad de tareas y optimiza el control de todos los procesos de venta y gestión. Consigue un control y seguimiento de tu inventario, coordina a tus empleados, mejora la relación con tus clientes y adapta tu negocio a cualquier proyecto, novedad y necesidad.

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