Pero, ahora, ese formato llega como una obligación a las facturas de los autónomos y empresas como una forma de aumentar el control de Hacienda sobre estos. A partir de un momento dado del primer trimestre de 2024, muchos autónomos y negocios que emitan facturas a otras empresas tendrán la obligación de incluir en estas un código QR.

Dicho código tiene el objetivo de facilitar información de cara a sus clientes, para que estos puedan comprobar si están al tanto sus obligaciones tributarias.

Esta medida contribuye a la lucha contra las dobles contabilidades y los fraudes, además de contribuir a la digitalización de la economía española, cuyo objetivo es ahorrar costes y erradicar el fraude fiscal. Para saber más, puedes consultar una asesoría online que esté al tanto de las actualizaciones legales en estas materias.

Quiénes están obligados a implementar este instrumento

Esta obligación será de aplicación inminente para todos aquellos autónomos y negocios que se dediquen a la producción y comercialización de bienes. Por su parte, el resto de los trabajadores, por cuenta propia, tienen de plazo hasta el 1 de julio de 2025 para adaptar sus sistemas de facturación para incluir el código QR en cada factura emitida.

La implementación de estos códigos QR en las facturas tiene como objetivo modernizar y agilizar la gestión fiscal, tanto para los contribuyentes como para la administración tributaria. Este sistema facilitará la declaración y revisión de impuestos, reduciendo errores y aumentando la eficiencia en el procesamiento de datos fiscales. Una forma rápida y eficaz de poner la tecnología al servicio de la Hacienda Pública.

Generación del Código QR

La generación del código QR será un proceso automático integrado en los sistemas de facturación que contendrá información esencial de la factura en un formato estandarizado y cifrado. Los datos incluidos son: el número de factura, fecha de emisión, identificación fiscal del emisor y receptor, base imponible, tipo de IVA aplicado, y el total de la factura, entre otros.

Una vez generado, el código QR se incluirá en todas las facturas emitidas por las empresas y autónomo, ya sea en formatos digitales o impresas. Dicho código deberá estar colocado en un área fácilmente accesible para garantizar su escaneo sin problemas. De lo contrario, no serán válidas, pues su objetivo es facilitar la labor de contablización y control de las mismas.

Escaneo y verificación

Los destinatarios de las facturas, ya sean empresas o la propia administración tributaria, podrán escanear el código QR utilizando un dispositivo móvil o un sistema de escaneo especializado. Al escanear el código, la información se mostrará, permitiendo una verificación rápida de los detalles de la factura sin necesidad de introducir los datos manualmente.

Simplificación de la declaración de impuestos

Para los autónomos, este sistema permitirá una integración directa con los programas de gestión contable y fiscal, facilitando la declaración de impuestos. Al estar toda la información de las facturas fácilmente accesible y en un formato estandarizado, se podrán automatizar muchas de las tareas relacionadas con la contabilidad y la declaración de impuestos, reduciendo el tiempo dedicado a estas actividades.

Por otro lado, y desde el punto de vista de la administración tributaria, el código QR permitirá una mejor trazabilidad y control de las operaciones comerciales. La facilidad para acceder a los datos de las facturas agilizará las inspecciones y auditorías, y ayudará a combatir el fraude fiscal al dificultar la emisión de facturas falsas o incorrectas.

Beneficios para el medio ambiente

La implementación de códigos QR también contribuye a la reducción del uso de papel, alentando la emisión de facturas electrónicas. Esto no solo supone un ahorro económico para los autónomos, sino que también beneficia al medio ambiente al reducir la huella de carbono asociada con la producción y disposición del papel y la tala de árboles innecesarias.

Claro que otro tema a debatir es el uso y mantenimiento de los millones de servidores que son necesarios para mantener los sistemas informáticos en marcha. Muchos de ellos ocultos a grandes profundidades bajo el mar con complicados sistemas de refrigeración para mantenerlos operativos de manera ininterrumpida y constante los 365 días del año.

En definitiva, la obligatoriedad de incluir códigos QR en las facturas por parte de los autónomos y empresas, representa un paso adelante en la digitalización de la gestión fiscal. Este sistema no solo simplificará la administración de facturas y la declaración de impuestos, sino que también mejorará la eficiencia de los procesos de revisión y auditoría de la administración tributaria.

La transición hacia este sistema requerirá un período de adaptación, pero sus beneficios a largo plazo prometen mejorar significativamente la gestión fiscal tanto para contribuyentes como para el Estado. La parte más positiva es en la lucha contra el fraude fiscal, algo que suele darse con bastante frecuencia, sobre todo entre los que más ingresan.