A pocos meses de que las primeras obligaciones del sistema de VeriFactu entren en vigor, pymes y autónomos afrontan un proceso de adaptación que va más allá de cambiar su sistema de facturación. Esta normativa surge para prevenir y combatir el fraude fiscal de plataformas que ocultan y modifican ventas sin dejar rastro.

QUANTAX

VeriFactu se recoge dentro de la Ley General Tributaria modificada por la Ley Antifraude, que busca garantizar la integridad, conservación y legibilidad de todas las facturas emitidas, poniendo fin así a los programas de doble uso.

Para los expertos de Quantax, el verdadero reto para las pymes y autónomos será evitar que la digitalización fiscal se limite a cumplir con una nueva obligación. En este sentido, como explica Álvaro Pascual, co-fundador y CEO de la compañía, señala que “uno de los errores que puede cometer una pyme es entender VeriFactu como un simple cambio de software. Verifactu va a generar una información mucho más estructurada y trazable sobre la actividad de los negocios. La cuestión es si las pymes van a utilizar esa información únicamente para cumplir o si van a aprovecharla para conocer mejor su situación fiscal y tomar decisiones con mayor anticipación”.

Para que todo funcione a partir de enero de 2027, los sistemas tienen que generar los correspondientes registros de alta y, cuando proceda, de anulación, de forma que se pueda mantener una relación trazable. En la práctica, las facturas emitidas deberán garantizar el registro de facturas digitales para realizar el seguimiento de la información y detectar cualquier desviación. Uno de los elementos técnicos de esta trazabilidad es el encadenamiento de los registros mediante una huella digital o hash. De esta manera, cada registro se va a vincular con el anterior dificultando la posibilidad de eliminarlo o modificarlo sin que quede constancia.

Además, las facturas deberán incorporar un código QR para realizar comprobaciones sobre la factura y que, a su vez, el sistema Verifactu remita el registro en la Agencia Tributaria de forma segura y automatizada.

¿Qué deberán revisar las pymes?

Con la primera fecha de obligatoriedad a menos de cuatro meses, Quantax recomienda a las empresas no esperar a 2027 para comenzar el proceso. Destaca cuatro aspectos que deberán revisar:

En primer lugar, cómo generan y almacenan actualmente sus facturas. Las empresas deberían identificar qué herramientas utilizan, cómo se registran las operaciones y dónde queda almacenada la información. Este análisis permite detectar procesos manuales o duplicidades que pueden dificultar la adaptación.

Después, la preparación de sus sistemas de facturación. No todos los programas responden de la misma manera a las nuevas exigencias. Las empresas deberán asegurarse de que la solución utilizada cumple con los requisitos establecidos y de que su implantación no genera problemas en la operativa diaria.

A continuación, la conexión entre facturación, contabilidad y fiscalidad. La información generada por las facturas debe integrarse correctamente con el resto de los procesos de gestión. Cuanto más dependan estos procesos de introducir información manualmente, mayor será el riesgo de errores y duplicidades.

Y, por último, qué pueden hacer con toda esa información. Para Quantax, la adaptación a Verifactu puede convertirse en una oportunidad para avanzar hacia una gestión fiscal más preventiva. Una información fiscal estructurada y actualizada permite no solo cumplir con las nuevas obligaciones, sino también detectar posibles errores, revisar gastos y deducciones y anticipar decisiones fiscales.

La compañía considera que este cambio puede marcar el paso de una fiscalidad reactiva, basada en revisar lo ocurrido una vez finalizado el ejercicio, a una gestión preventiva capaz de anticipar errores, obligaciones y oportunidades.