En 2010, los usuarios corporativos recibieron 200 emails por día, de los cuales el 18% era spam (fuente: Atos ODS), por ello, es imprescindible aprender a utilizarlo de forma eficaz y mostrárselo también a nuestros equipos. A continuación veremos un resumen de las pautas que doy en los cursos que imparto sobre Comunicación escrita eficaz en la empresa.

¿Es realmente necesario escribir “ese” correo? Es algo que me debo plantear siempre en función de lo que quiero conseguir con esa comunicación. Es probable que con una llamada telefónica consiga lo mismo de forma más rápida y con menos “idas y vueltas”.  Tenemos tendencia a abusar del correo porque nos da la sensación de que la tarea pendiente se ha ejecutado, pero no es así, lo importante es el resultado y a veces éste lo conseguimos más rápido por otra vía.

¿A quién le envío el correo? ¡Al menor número de personas posible! Tendemos a sobrecargar el “Para:” y el “CC”. Es importante poner exclusivamente a las personas que tienen realmente que ver con ese correo y no incluir a sus jefes como forma de presión para que hagan lo que necesitamos. En general no sirve más que para colapsar los correos electrónicos de la organización. Y no uses nunca el “BCC:”, en la mayoría de los casos sólo provoca malos entendidos. En caso de que creas necesario que alguien esté informado de los correos que se están intercambiando, reenvíaselo con una nota.

El “Objeto” o “Asunto” es la parte más importante del mensaje. Es lo primero que ve el destinatario y, por lo tanto, es lo que le anima a abrirlo, además de utilizarse para las búsquedas de correos. Debe ser un título descriptivo y detallado que contenga la acción principal que queremos comunicar. Lo mejor es una frase corta y relevante. No sirven “Objetos o Asuntos” como: reunión, llamada, información… ¡Y sobre todo no sirve “varios”! Tampoco pongas palabra como “oferta” o “rebajas” porque es probable que el antispam del receptor te filtre el correo como no deseado.

Si enviamos menos correos, ¡recibiremos menos! El número de correos que somos capaces de gestionar no indica nuestra productividad, ni la de nuestros colaboradores, sino más bien lo contrario; muchos de los correos que enviamos no son importantes, o no es el mejor canal. Piensa bien antes de enviar un correo, recuerda no utilizar la opción “responder a todos” y mantén un buen sistema de archivo.

Utiliza filtros para enviar a carpetas específicas determinados mensajes. Para los mensajes de las redes sociales, o para los grupos o las newsletters, establece filtros con tu sistema de correo para que, al entrar, vayan directamente a una carpeta específica, así evitarás que algún correo importante pase desapercibido entre tantos mensajes.

Lee tu correo, como máximo, una vez cada dos horas. Si lo haces constantemente, te distrae de lo que estés haciendo y en vez de dedicarte a temas importantes, te dedicas a los urgentes. Muchas veces creemos que si no consultamos el correo a todas horas, se hunde el mundo, pero eso no es cierto, lo único que sucede es que somos mucho más eficaces

Hay empresas que se están planteando dejar de utilizar el correo electrónico, como es el caso de Atos Origin, pero el correo electrónico tiene también muchos beneficios. Tal vez, sólo hay que optimizar su gestión y enseñar a todos los empleados a hacer lo mismo, ya que su mala gestión es lo que causa una de las mayores pérdidas de tiempo en el trabajo.  Ahora que sabes cómo, ¡úsalo de forma eficaz!

Natalia Gómez del Pozuelo ha trabajado más de 15 años en puestos de alta dirección en empresas multinacionales. Actualmente se dedica a la escritura, actividad que compagina con la consultoría y la docencia. Es profesora en el MBA de ICADE, en la Universidad Antonio de Nebrija e imparte cursos in-company. Ha participado como ponente en numerosos congresos, programas de radio y televisión. Además de numerosos artículos de opinión, ha publicado los libros: Rodéate de gente mejor que tú (Ed. Profesionalia, 2009) y Buen padre, mejor jefe (Empresa Activa, 2010).