El 13 de marzo ha entrado en vigor la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas, y de lucha contra la corrupción. La norma, que regula los sistemas de denuncia y asegura la protección de las personas denunciantes, es de obligado cumplimiento para organizaciones públicas y privadas. Esta nueva ley —que transpone la directiva europea sobre sistemas de denuncia de irregularidades o whistleblowing, en vigor desde diciembre de 2019—, se propone garantizar la transparencia y combatir la corrupción.

La ley establece que las organizaciones deberán contar con herramientas que protejan a quienes denuncien prácticas ilegales o infracciones. Se trata de vías o canales de comunicación para facilitar las denuncias que deberán ser eficaces, confidenciales y seguros.

“Aquellas organizaciones que ya disponían de sistemas de denuncias antes del 13 de marzo, deberán adaptarlos a la nueva ley. Y todas las que estén obligadas a implantarlos, tendrán un plazo máximo de tres meses para hacerlo. En el caso de las entidades jurídicas del sector privado con un máximo de 249 trabajadores, así como de los municipios de menos de 10.000, el plazo se extenderá al 1 de diciembre de 2023”, comentan los expertos de Life Abogados, despacho que acaba de lanzar una circular con información esencial sobre el whistleblowing

La función del ‘compliance officer’
Los sistemas de whistleblowing son comunes en las grandes corporaciones internacionales. Muy vinculada a los sistemas de auditoría interna de las empresas, su práctica está muy consolidada y a menudo en manos de los compliance officers, perfiles profesionales que están llamados asumir el papel de diseñar, implantar y operar este sistema y los canales de denuncia internos, integrándolos en los programas de compliance de la organización.

Recomendadas de manera sistemática por los distintos códigos de buenas prácticas empresariales, por revelarse como magníficas herramientas de control interno, un uso adecuado de estos sistemas de denuncia refuerza el clima de seguridad, denota compromiso con una gestión responsable y fortalece la imagen pública de las empresas. Y aunque cualquier organización puede implementar un sistema propio para facilitar la denuncia de irregularidades, con un compliance officer al frente, existe también la posibilidad de contratar los servicios de entidades externas, completamente independientes. En ambos casos es fundamental garantizar el anonimato del denunciante y del denunciado, así como la neutralidad de la empresa y de sus órganos de gestión.

El ‘software’ de Factorial
Factorial permite a las empresas la automatización de las tareas de implementación y seguimiento que implica aplicar la nueva normativa. En palabras de Jordi Romero, CEO de la empresa: “Poder facilitar a las empresas este servicio reafirma nuestro compromiso con los líderes de recursos humanos (RRHH), brindándoles las herramientas necesarias para que puedan gestionar actividades que aporten valor a sus trabajadores”.

“Desde el departamento de RRHH de las empresas, son numerosos los cambios que se deberán llevar a cabo para garantizar el cumplimiento de la normativa, y para ello, las compañías deben estar preparadas y contar con todas las herramientas necesarias”, explican los responsables de Factorial. Porque “si la comunicación interna, de por sí, es fundamental para el funcionamiento de toda organización —para aclarar roles, volcar información referida al organigrama de la empresa, mantener a la plantilla al corriente de novedades y facilitar la gestión documental y el acceso a todo tipo de datos entre el empleador y los trabajadores—, contar con un canal de denuncias supone afrontar exigencias y desafíos propios”. Con esta premisa, quienes están al frente de Factorial, y han desarrollado este software barcelonés que automatiza la gestión de RRHH en pequeñas, medianas y grandes empresas, comparten las claves para facilitar la creación de estos sistemas de denuncia:

♦ Comunicación con los trabajadores. Es muy importante que las personas que integren la organización sepan no solo que existe una directiva nueva, sino que, además, la empresa se acoge a la misma y cuáles son sus implicaciones y cómo impactan en su desempeño laboral y en el día a día.

♦ Un canal único. Ya sea telefónico, telemático o por escrito, las vías de comunicación para denuncias no deben ser varias sino una sola. Esto te permitirá centralizar la información en un solo lugar y, al mismo tiempo, será más sencillo para tu plantilla comprender su funcionamiento.

♦ Normas claras: No todas las actividades dentro o fuera de la empresa son susceptibles de ser denunciadas ya que, de acuerdo a la ley, existen ámbitos de aplicación claros que son contemplados por la norma. Por esta razón debes establecer reglas al respecto de qué y cómo deben realizarse las denuncias de acuerdo a la normativa Whistleblower.

♦ Aplicación de sanciones: Cuando se trata de temas sensibles, es preciso marcar límites más que necesarios. Sin miedo a dañar el employer branding, es importante que, en caso de que se incumplan las pautas establecidas para denunciar, existan reprimendas a nivel interno.

Más información
⇒ Descargar la circular con información esencial sobre el whistleblower, elaborada por Life Abogados, despacho que ofrece asesoramiento a las organizaciones que lo precisen.
⇒ Seguir en Twitter a @life_abogados y a @FactorialEs