Ya sea que hablemos de grandes firmas o pequeños emprendimientos, contar con herramientas digitales que permitan trabajar mejor durante una crisis y brindar una respuesta certera se ha vuelto más que necesario. A continuación, los desafíos que se deben tener en cuenta.

En tiempos de hiperconexión y un entorno digital cada vez más grande, la rapidez de los cambios es aún mayor. Las crisis, después de todo, pueden venir desde distintos sectores, como bien pueden ser factores macroeconómicos o problemas de suministro eléctrico, pasando por crisis de reputación en las redes sociales.

En esa dirección, muchas organizaciones y empresas han empezado a implementar recursos digitales que están diseñados especialmente para poder manejar de manera eficaz y ágil esos momentos de crisis. Sin embargo, la implementación de las nuevas tecnologías puede traer también desafíos más allá de los beneficios. Vamos a conocerlos.

Desafíos a la hora de implementar un software de gestión de crisis e incidentes

Antes de comenzar, se debe señalar que un software de gestión de crisis e incidentes es una herramienta diseñada para establecer respuestas protocolares ante situaciones inesperadas, centralizando la información importante en un solo lugar y distribuyéndola a todas las personas involucradas. Ahora bien, ¿qué retos puede traer su implementación?

• Resistencia al cambio: muchas veces el personal o los distintos actores de una organización o empresa pueden mostrarse reticentes a los cambios, prefiriendo la costumbre por los métodos tradicionales. Los prejuicios de complejidad o cambios innecesarios suelen estar sobre la mesa. Para revertir esa situación, la comunicación clara sobre el valor de este recurso, junto a las capacitaciones pertinentes, tienen un rol fundamental.
• Integración con otros sistemas: los recursos vinculados a la gestión de crisis pueden ser varios y de distinta índole. Recursos humanos, seguridad, finanzas, operatividad, entre otros, están involucrados. La integración de un software de gestión de crisis e incidentes con esas áreas puede ser complejo, por lo que se debe siempre apuntar a la unicidad y practicidad, unificando los canales de información y comunicación ante una crisis.
• Entre lo estándar y lo personalizado: cada organización es un mundo, y cuenta con sus incidentes o riesgos particulares. Uno de los retos al utilizar esta clase de herramientas es encontrar el punto justo entre las soluciones prácticas estándar y aquellas personalizadas. Siempre vale recordar que la hiper personalización suele reducir la eficacia, mientras que la sobre estandarización puede descuidar los detalles más importantes.
• Simulaciones y entrenamientos: más allá de las capacitaciones que ya hemos mencionado, las cuales pueden incluir otros recursos tecnológicos actuales como lo último en Inteligencia Artificial, la clave para un software de gestión de crisis e incidentes es su prueba en situaciones de crisis o presión. Esto ayuda a familiarizarse con la herramienta y también con el estrés.
• Evaluación: muchas veces las evaluaciones o revisiones pueden traer resistencia por parte del personal.Sin embargo, a la hora de lidiar con crisis o incidentes, los registros y mejoras son de vital importancia para seguir siendo más eficientes y resilientes en el futuro. Es por ello que, a la hora de comunicar evaluaciones sobre los protocolos o ejecuciones de las estrategias ante incidentes, siempre se debe comunicar con claridad la importancia de este proceso.

Conclusión final

Si bien los beneficios de un software de gestión de crisis e incidentes no están en duda, sí debemos considerar que los obstáculos pueden aparecer en el camino. Comunicar con claridad los aportes de este recurso al personal, realizar pruebas y capacitaciones constantes, entender el punto justo de estandarización y personalización, entre otros factores, son cruciales para sacar el máximo provecho a esta nueva herramienta digital.